Zaakgericht werken

Zaakgericht werken is meer dan alleen ICT. Een zaaksysteem is een bedrijfskritische applicatie die het dagelijks werk van bijna alle medewerkers, klanten en samenwerkingspartners raakt. Daarom is het belangrijk dat de applicatie gebruiksvriendelijk is en dat gegevens snel en makkelijk te vinden zijn.

Overzichtelijk

Zaakgericht werken is een vorm van digitaal samenwerken die niet voor alle werkzaamheden geschikt is. Het zaaksysteem moet passen in de technische infrastructuur, het bestaande ICT-landschap en meegaan in de moderne ontwikkelingen, zoals common ground en voldoen aan de hoogste eisen aan informatiebeveiliging en privacy.

Gebruiksvriendelijk

Zaakgericht werken vraagt om duidelijke sturing van het management en heldere werkafspraken binnen de organisatie. Zaakgericht werken vraagt om digitale vaardigheden én discipline om de zaken op orde te houden.

Wij begeleiden jou op weg naar digitaal zaakgericht werken. Met overzichtelijke inrichting, training en heldere werkafspraken. We adviseren over gebruiksvriendelijkheid, bieden overzicht en zorgen ervoor dat de informatie makkelijk te vinden is.

Expertise Van Kaliber

Van Kaliber levert kennis, advies, projectleiding en implementatiediensten op het gebied van digitale zaakgericht werken. Onze beproefde aanpak kenmerkt zich door een sterke betrokkenheid en een gestructureerde, resultaatgerichte werkwijze. Onze adviseurs, programmamanagers en projectleiders vertalen uw doelstellingen naar heldere resultaten en realiseren deze op een verantwoorde en resultaatgerichte wijze. Door onze jarenlange ervaring en zorgvuldigheid creëren we snelheid en draagvlak.

Aanbesteding Zaakgericht werken

Wij begeleiden je (Europese) aanbesteding voor een zaaksysteem, DMS/RMA, klantcontactsysteem, Enterprise search van het begin tot het einde. Van visieformulering, opstellen programma van eisen en wensen, tot leveranciersmanagement. Wij bieden structuur en zekerheid. Wij kennen de markt. Je weet wat je koopt.

Inrichting zaaksysteem

Van architectuur en technische inrichting, samen met de organisatie richten we de zaaktypen en zetten we de functionele inrichting op. We baseren ons hierbij op best practices en standaarden zoals het GEMMA-referentiemodel, informatiemodellen zoals de RGBZ en de IM-ZTC en onze kennis en ervaring. We werken conform de Archiefwet, AVG en de landelijke standaarden voor informatiebeveiliging en dienstverlening.

Migratie zaaksysteem

Overheidsorganisaties, onderwijsinstellingen en de gezondheidszorg hebben te maken met grote hoeveelheden, vaak privacygevoelige informatie. Ook wanneer je een (zaak-)systeem hebt met veel data, kunt je deze veilig en probleemloos migreren.

Wij helpen je bij het structureren van de informatie. In veel gevallen is databewerking nodig (verrijken metadata, opschonen bestanden). Wij bieden moderne tools om metadata te verrijken, structureren en op de juiste wiijze aan te leveren.

Training medewerkers Zaakgericht werken

Wij zorgen ervoor dat iedereen die zaakgericht werkt goed kan omgaan met de nieuwe software, werkprocessen en werkafspraken, dankzij een effectieve training voor de beheerders en de medewerkers.

Zaaksysteem beheer

We richten de beheerorganisatie in en met de juiste mensen op de juist plek beschrijven we de processen en zorgen ervoor dat, dankzij heldere werkafspraken, iedereen weet wat hij of zij moet doen. Wij zorgen ervoor dat het zaaksysteem snel startklaar staat.

Klantcases

BVO Rijn en Braassem

Vervanging huidige zaaksysteem: inkoop, implementatie en migratie
Van Kaliber verzorgt de projectleiding voor vervanging van het huidige zaaksysteem van de Gemeente Alphen aan den Rijn, de Gemeente Kaag en Braassem en de Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem.

Projectleiding en inkoopadvies meerdere aanbestedingen
We verzorgden de projectleiding en inhoudelijke inkoopexpertise voor de aanbesteding van een nieuw zaaksysteem, inclusief koppelingen en migratie. En tevens van het nieuwe Content Management Systeem.

Projectleiding en inhoudelijke expertise implementatie én migratie
We verzorgden de projectleiding en inhoudelijke expertise voor de implementatie van het nieuwe zaaksysteem, inclusief koppelingen en het nieuwe Content Management Systeem.

Tegelijkertijd is de migratie van het oude zaaksysteem naar het nieuwe zaaksysteem gerealiseerd voor de drie organisaties.

Doorlooptijd implementatie en migratie: 11 maanden.

 

Europese aanbesteding en organisatiebrede implementatie zaaksysteem, digitale werkprocessen en het digitaal archief conform vigerende archiefregelgeving met bijbehorende beheerstaken en werkafspraken.

Europese aanbesteding ICT-Oplossing voor zaakgericht werken, inclusief koppelingen.

Doorontwikkeling zaakgericht werken. Zaakgericht werken met het zaaksysteem kwam niet van de grond. Samen met de medewerkers maakte Van Kaliber werd de inrichting van het zaaksyteem aangepast en de werkwijze verbeterd.

Wat klanten zeggen

“Marita is een gedreven projectleider en liet dit zien tijdens het project “Zaakgericht werken in de Leidse regio”. Ze houdt de gang van zaken goed in de gaten en weet iedereen erbij te houden. Daarnaast houdt ze de focus op het einddoel en weet op de juiste momenten de daadkracht te genereren om besluiten te nemen. Ook beschikt ze over een goede dosis relativeringsvermogen en humor. Kortom, een fijne collega om mee samen te werken.”

P. Rietman – Servicepunt71 / Leidse regio

“Resultaatgericht, kennis van de landelijke standaarden. Veel kennis van implementatie van zaakgericht werken als proces, systeemonafhankelijk.”

T. Siers – Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe

“Met name door sterke inzet op communicatie is het project een succes geworden”.