Weet wat je moet regelen om videotulen te archiveren!

Weet jij wat je moet regelen om digitale raadsverslagen (videotulen) te archiveren volgens de wet? Hoe ze veilig opgeslagen én toegankelijk zijn? Welke metadata erbij moeten? Welk bestandsformaten? Welke afspraken maak je met de leverancier? Lees er nu alles over in deze blog!

Digitale besluitvorming

Sinds 9 april is de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming van kracht. Door deze wet kunnen gemeenten, provincies en waterschappen nog tot tenminste 1 maart 2021 digitaal vergaderen en besluiten nemen. Voorwaarde is dat de openbaarheid van vergaderingen behouden blijft via een openbare videoverbinding Daarvoor moet de applicatie bij alle leden beschikbaar zijn en moeten de leden voor de voorzitter, voor elkaar en voor het publiek herkenbaar zijn. Als er een audiovisuele opname gemaakt wordt van vergaderingen van de raad en bestuurscommissies, dan moet je die duurzaam archiveren.

Voorwaarden aan archivering

Als er audiovisuele verslagen (videotulen) van de raadsvergaderingen gemaakt worden, moet je deze bewaren

De Archiefwet schrijft voor dat de overheid haar informatie op een goede manier bewaart. Dat is van belang voor de bedrijfsvoering van de overheid zelf, maar ook voor publieke verantwoording, rechtsvinding en vanuit cultuur-historisch perspectief. Als er een audiovisuele opname gemaakt wordt van vergaderingen van de raad en bestuurscommissies, dan moet je die bewaren. Agenda, verslag, opnames en besluitenlijst van bestuurlijke besluitvorming zijn in de Selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 onder categorie 19.1.6 aangemerkt als te bewaren informatie. Het toepassen van deze selectielijst is verplicht.

Waar moet je op letten?

Complex

Eén videotuul bestaat uit meerdere informatie-objecten: een agenda, raadstukken, besluitenlijst en de, met metadata aangevulde, video-opname. Dat zijn verschillende bestandsformaten. Deze bestanden moet je in samenhang bewaren.

Metadata

Om de videotulen goed te kunnen bewaren, moeten ze vanaf creatie zijn voorzien van de juiste metadata. De metadata zijn onderdeel van de te archiveren videotulen. Voor de metadatering van digitale informatie van de overheid die langdurig gearchiveerd moet worden is een landelijke standaard beschikbaar; het TMLO (Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden). Deze standaard geldt dus ook voor videotulen.

Bestandsformaat

Video-opslag moet plaatsvinden in een open formaat, bij voorkeur MXF (Material eXchange format). Een goed alternatief is MPEG 4 (met H.263 codec).

Beheren en bewaren

Het (tijdelijk) bewaren en beheren van videotulen gebeurt vaak in een raadsinformatiesysteem (RIS). Ook de beschikbaarstelling aan de burger gaat vaak via een link naar het RIS op de gemeentelijke website.

Opslagcapaciteit

Videotulen zijn omvangrijke bestanden. Het is belangrijk dat er voldoende opslagcapaciteit is. Weet jij nog niet hoeveel Gigabyte aan videotulen er is in jouw organisatie? Met de Monitor Digitale Informatie breng je de aard en de omvang snel en gemakkelijk in kaart.

Maak afspraken met de leverancier over het bewaren en overdragen van de videoverslagen. Of neem de opnames direct op in het e-depot

Voor het het maken en beschikbaar stellen van videotulen wordt vaak een raadsinformatiesysteem gebruikt. Maak afspraken met de leverancier van het raadsinformatiesysteem over het (tijdelijk) bewaren en overbrengen van de videotulen aan het e-depot (de digitale archiefbewaarplaats). De overbrenging kan op verschillende momenten in de keten plaatsvinden. In onderstaande figuur staan 4 mogelijkheden uitgewerkt.

Bron: rapport Videoverslaglegging Duurzaam Toegankelijk opgesteld door Carlo Huigen. 

Handig stappenplan

Het rapport Videoverslaglegging Duurzaam Toegankelijk (Nationaal Archief) biedt een handig stappenplan voor om de duurzame toegankelijkheid van videotulen te realiseren. Het belangrijkste aandachtspunt is om alle disciplines die een rol spelen er direct bij te betrekken. Voor de Griffie is de directe toegankelijkheid van de videotulen belangrijk. DIV/Informatiebeheer richt zich samen met de archiefinstelling op en de duurzame archivering, vindbaarheid en toegankelijkheid. En Juridische Zaken borgt de gebruiks- en eigendomsrechten. Goede communicatie en samenwerking tussen deze partijen, en met de leverancier van het RIS, is noodzakelijk.

Landelijke ontwikkelingen

Gemeente Tilburg

De Gemeente Tilburg heeft in 2020 een onderzoek gedaan naar het hoe en waarom van archivering. In deze presentatie wordt toegelicht hoe het onderzoek naar de toezicht op archivering is uitgevoerd. Het onderzoek eindigt met de open vraag: hoe moet je videotulen duurzaam bewaren?

Erfgoed Leiden en Omstreken, Gemeente Katwijk en Notubiz

Erfgoed Leiden heeft samen met de gemeente Katwijk en RIS-leverancier Notubiz een opname van videotulen in het e-depot van Erfgoed Leiden gedaan.

Notubiz (één van de leveranciers van raadsinformatiesystemen) heeft een nieuwe module ‘Record Management’ gepresenteerd, waarmee klanten videotulen (en overige archiefstukken) op de juiste wijze in het systeem (tijdelijk) kunnen bewaren én de juiste voorbereidingen kunnen treffen voor de uiteindelijke vernietiging of overbrenging naar een e-depot als respectievelijk de bewaartermijn of de overdrachtstermijn is verstreken. Notubiz onderzoekt met Katwijk en Erfgoed Leiden en Omstreken een tweeweg koppeling met het e-depot die zowel opname in het e-depot als raadplegen uit het e-depot in Notubiz zal gaan ondersteunen.

Erfgoed Leiden en Omstreken heeft met de aangesloten gemeenten al succesvolle opnames in het e-depot gedaan met digital born archief vanaf een netwerkschijf, websitearchief en een afgesloten zaaksysteem.

Pilot Drents Archief en gemeente Emmen

Het Drents Archief en de gemeente Emmen hebben in 2022 onderzocht of videotulen van oudere raadsvergaderingen overgebracht kunnen worden naar het e-depot en of nieuwe raadsvergaderingen in een relatief korte periode vervroegd overgebracht kunnen worden.

Het is gelukt om drie videoverslagen (videotulen) van de oude vergaderingen succesvol over te brengen naar het e-depot. Ook is het mogelijk om videotulen vervroegd over te brengen, maar niet binnen de gestelde termijn van drie weken. Hiervoor zijn veel handmatige acties nodig, zoals de metadatering, het vastleggen van de sprekersinformatie en de ondertiteling.

Een extra uitdaging was dat de gegevens in verschillende bronsystemen waren opgeslagen. Het samenstellen van de export kost hierdoor extra tijd en was foutgevoelig. Met het inzetten van de RM-Tool hebben we hier verbetering in kunnen doorvoeren zodat de opname in het e-depot is gelukt.

> Bekijk het evaluatierapport van de pilot videotulen – gemeente Emmen (2,8 MB)

Naar aanleiding van deze pilot gaf Alice Strating, adviseur e-depot bij het Drents Archief, op 3 november 2022 een webinar voor de VNG in het kader van de week van Grip op Informatie. Het webinar is terug te kijken op YouTube.

Contact

Wil jij weten hoe de archivering van videotulen goed geregeld kan worden voor jouw organisatie? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek!