Van Kaliber begrijpt het belang van een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke informatiesystemen. Daarom zijn we ervan overtuigd dat het implementeren van M365 niet compleet is zonder vanaf het allereerste begin rekening te houden met bewaartermijnen, dataclassificatie en privacy.
Uitdaging
Onze klant had veel ongestructureerde informatie op netwerkschijven staan. Samen startten we een traject om de digitale bestanden per afdeling te inventariseren en over te zetten naar een nieuwe, gestructureerde SharePoint-omgeving.
Aanpak
De netwerkschijven zijn vervangen door SharePoint-sites, waarbij we de principes van informatiebeheer en archivering toepasten. Onze experts hielpen de medewerkers in het verplaatsen van documenten van de netwerkschijf naar SharePoint of Teams. Daarnaast verzorgden we trainingen, zodat iedereen goed voorbereid aan de slag kon.
Samen met de afdeling bespraken we de inrichting van SharePoint en stemden die af op hun specifieke behoeften. Vervolgens startten we de migratie, waarbij elke afdeling ongeveer vier maanden de tijd kreeg om hun documenten over te zetten. Zodra een afdeling alle documenten had verhuisd, werd de netwerkschijf bevroren om verdere toevoegingen te voorkomen. Daarnaast keken we naar mogelijkheden om kunstmatige intelligentie-tools in te zetten voor de automatische classificatie van achtergebleven documenten op de netwerkschijven.
Vindbaarheid vergroten
Om ervoor te zorgen dat de SharePoint-sites optimaal gebruikt werden, zetten we ook tools in om de vindbaarheid van informatie te vergroten, zoals eDiscovery. Hierdoor kon de klant nog efficiënter werken en snel relevante informatie vinden.
Dankzij onze expertise en gestructureerde aanpak heeft onze klant een soepele overgang gemaakt van ongestructureerde netwerkschijven naar een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke SharePoint-omgeving.
Ook op zoek naar een gestroomlijnde inrichting van SharePoint?
Het implementeren van dataclassificatie, bewaartermijnen en het gebruik van intelligente tools heeft geleid tot een efficiëntere en deels geautomatiseerde werkwijze.
Is jouw organisatie ook op zoek naar een gebruiksvriendelijke inrichting van SharePoint?
Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek wat Van Kaliber voor jou kan betekenen!
Ik wil meer weten!
Bekijk ook onze SharePoint-pagina voor meer informatie over onze SharePoint-dienstverlening!
