Digitaal archiveren in E-depot

Overheidsorganisaties moeten digitale informatie bewaren en beheren zodat deze informatie beschikbaar, toegankelijk, leesbaar en bruikbaar blijft. Ook over 20, 30 of 100 jaar is de digitale informatie van nú nodig voor beleid en bestuurlijke verantwoordelijkheid.

Bij het opslaan, beheren en verwerken van digitale informatie staat veiligheid voorop. Je wilt je bedrijfsgegevens, klantgegevens en gevoelige informatie zorgvuldig beschermen. Van Kaliber helpt je met digitaal archiveren. Zo kan je belangrijke informatie makkelijk vinden én voldoet jouw organisatie aan de AVG en de Archiefwet.

  • Voldoet aan alle wetgeving op het gebied van dataverwerking en archivering (AVG, Archiefwet, Wet Openbare Overheid)
  • Beschermde informatie is alleen beschikbaar voor geautoriseerde personen
  • Veilig onderscheid tussen vertrouwelijke en openbare informatie
  • Jouw digitaal archief is toegankelijk en doorzoekbaar.

E-depot is meer dan alleen ICT

Een e-depot is meer dan alleen ICT. Een e-depot is een geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.

Wij maken samen met jou een plan voor jouw digitaal archief. We adviseren over de veilige opslagmogelijkheden, de structuur en de toegankelijkheid zodat de informatie ook makkelijk te vinden is.

Functionele & technische inrichting E-depot

Onze experts zorgen ervoor dat jouw e-depotvoorziening snel startklaar staat en nemen je het werk uit handen. We richten samen met jou de administrator- en databeheerstaken in. Hierbij baseren we ons op (inter-)nationale best practices en standaarden, zoals het ISO 14721:2012 OAIS-referentiemodel. We werken conform de Archiefwet, de AVG en de landelijke standaarden op het gebied van informatiebeveiliging.

Van Kaliber helpt je ook met het inrichten van jouw e-Depotbeheerorganisatie. We betrekken de medewerkers bij het beschrijven van de processen en zorgen ervoor dat er heldere werkafspraken komen. Zo weet iedereen wat hij of zij moet doen.

Training E-depotbeheerders

Een (nieuw) e-depot kan niet zonder goed getrainde beheerder en gebruikers. Wij zorgen ervoor dat iedereen die met het e-depot werkt goed kan omgaan met de nieuwe software en werkprocessen. Dankzij een effectieve training weten niet alleen de beheerders in no time van de hoed en de rand, maar ook de raadplegers, aanleverende partijen en de archiefinspecteurs.

E-depot beheer

We voeren het dagelijks beheer van het e-depot, de zogenaamde Admin-taken. We monitoren actief alles wat er in en rondom het e-depot gebeurt en zorgen ervoor dat jouw archief veilig en toegankelijk is. Ook verzorgen we de opname van archief in het e-depot.

Onze ervaren e-depotbeheerders vertalen de inhoudelijke vragen van onder andere erfgoedinstellingen, gemeenten en omgevingsdiensten naar de technische en functionele eisen op het gebied van ICT en informatieveiligheid.

Metadata mapping MDTO

Wanneer je de stap maakt om archief te migreren naar een E-depot, kan je wel wat hulp gebruiken. Wij helpen je om de informatie voor te bereiden voor opname in het E-depot.

Wij begeleiden je bij het opstellen van een goed metadataschema en het maken een mapping We gaan aan de slag op basis van een helder stappenplan. Vanaf het begin betrekken we de juiste personen in jouw organisatie erbij. Zo is alle kennis aan boord. Wij hebben ervaring met de architectuur (OIAS-model) en metadataschema’s (o.a. TMLO/MDTO en IMRO voor bestemmingsplannen).

Migratie

Moet jouw organisatie haar digitaal archief aanleveren aan een E-depot? Wij helpen je bepalen welke data volgens de wettelijke richtlijnen bewaard moet blijven en welke niet. We controleren de kwaliteit (juiste bestandsformaten, voldoende metadata, juiste structuur). En indien nodig schonen we de data op, voorzien ze van de juiste metadata en zetten het klaar in de juiste structuur. Zo verloopt jouw datamigratie snel en gemakkelijk.

Export en ingest in het e-Depot

Ruimtelijke plannen, bouwvergunningen, videotulen. zaaksystemen, DMS, particulier archief, netwerkschijven. Deze informatie wil je veilig bewaren. Onze experts begeleiden je bij het structureren en migreren naar een veilige archiefbewaarplaats en nemen je het moeilijke werk uit handen.

Wij verzorgen de opname van het archief in het e-depot. Van Kaliber ondersteunt je bij de migratie van de informatie uit de bronsystemen naar het e-depot inclusief alle metadata, naar welk formaat dan ook. We gebruiken daarbij de modernste tools om metadata te verrijken, structureren en in de juiste formaten aan te leveren (MDTO, sidecar, SIP/RIP).

Structureren van grote hoeveelheden data

Overheidsorganisaties, onderwijsinstellingen en de gezondheidszorg hebben te maken met grote hoeveelheden, vaak privacygevoelige informatie. Ook wanneer je een groot archief heeft met veel data, kunt je deze veilig archiveren en probleemloos opvragen in een e-depot. Ook bij het structureren van de informatie helpen we je graag.

Videotulen

Videotulen zijn digitale audiovisuele verslagen van raadsvergaderingen en moeten op de juiste manier worden gearchiveerd. Wist je dat de videotulen voor burgers toegankelijk moeten zijn? Wij begeleiden je bij het overbrengen van videotulen naar een veilige archiefbewaarplaats. Lees verder in het duurzaam archiveren van videotulen in onze blog over videotulen.

Ruimtelijke plannen

Elke gemeente moet zélf de bestemmingsplannen archiveren. Omslachtig? Ja. Onmogelijk? Nee! Ruimtelijke plannen kan je duurzaam archiveren bijvoorbeeld in een e-depot. Een ruimtelijk plan bestaat uit een aantal bestanden in samenhang, waaronder GIS-bestanden. Wij zorgen ervoor dat ze veilig gearchiveerd worden en raadpleegbaar zijn voor uw medewerkers en burgers.

Lees hier de praktijkervaring van de gemeente Teylingen (HLTsamen) en Erfgoed Leiden en Omstreken met het opnemen van ruimtelijke plannen in het e-depot! OD06 Ruimtelijke plannen archiveren in e-depot

Netwerkschijven

Een netwerkschijf bevat veel verschillende soorten informatie. Een netwerkschijf is geen veilige plek voor belangrijke informatie. Ook informatie die persoonsgevens bevat kan niet goed gearchiveerd worden op een netwerkschijf. We helpen je met opschonen, ontdubbelen en zorgen ervoor dat de belangrijke informatie snel op een veilige plek wordt gearchiveerd en toch makkelijk raadpleegbaar is.

Website-archief

Informatie op een website wil je, of moet je van de Archiefwet, archiveren. Wij zorgen ervoor dat je website automatisch gearchiveerd wordt en bovendien goed online raadgpleegbaar blijft.

Expertise Van Kaliber

Van Kaliber levert kennis, advies, projectleiding en implementatiediensten op het gebied van digitale duurzaam archivering en beschikbaarstelling.Onze beproefde aanpak kenmerkt zich door een sterke betrokkenheid en een gestructureerde, resultaatgerichte werkwijze.

We baseren ons op (inter-)nationale best practices en standaarden, zoals het ISO 14721:2012 OAIS-referentiemodel, PRONOM-register en kennis uit ons netwerk. We houden rekening met de Archiefwet, de AVG en de landelijke standaarden.

Wij werken volgens een gestructureerde aanpak en zijn gecertificeerd Prince II Practitioner, MSP Practitioner, Agile/Scrum Master, Lean Black Belt Six Sigma en Enterprise Architectuur Archimate.

Onze adviseurs, programmamanagers en projectleiders vertalen uw doelstellingen naar heldere resultaten en realiseren deze op een verantwoorde en resultaatgerichte wijze. Door onze jarenlange ervaring en zorgvuldigheid creëren we snelheid en draagvlak.

Waarom je voor ons kiest?

  • Ervaring bij archiefvormers én archiefbewaarplaatsen van lokale overheid, provincies en rijksoverheid
  • Kennis en ervaring van de gehele informatieketen: van visie en architectuur, projectleiding en aanbesteding en implementatie en opleiding, beheer en ingest, doorontwikkeling en kwaliteitszorg. Zowel technisch en functioneel
  • Praktisch, resultaatgericht, met oog voor de menselijke maat
  • Goede gesprekspartner op elk niveau door meer dan 20 jaar ervaring
  • Uitstekend trackrecord, lees hieronder onze klantcases!

Klantcases

Opzetten e-depot

Van Kaliber verzorgde de projectleiding voor het opzetten van het e-depot van Erfgoed Leiden en Omstreken. We begeleidden de marktconsultatie en de aanbesteding. We richtten vervolgens de SaaS-oplossing in als e-depotvoorziening, zetten de beheerorganisatie en het functioneel applicatiebeheer op en trainden de betrokken medewerkers.

“Erfgoed Leiden heeft na een grondige voorbereiding en een zorgvuldige aanbestedingsprocedure gegund. Met de aanschaf van deze e-depotvoorziening zet Erfgoed Leiden een belangrijke stap op weg naar een digitale archiefbewaarplaats“.

Testopnames e-depot

We begeleiden Erfgoed Leiden bij de succesvolle(test-)opnames van ruimtelijke plannen, websitearchief, netwerkschijf, videotulen, particulier archief, bouwvergunningen en een zaaksysteem van de bij Erfgoed Leiden aangesloten archiefvormers, zoals de gemeente Leiden, Katwijk, HLTsamen en de Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg.

Aanbesteding e-depot

Van Kaliber begeleidde het Brabants Historisch Informatie Centrum bij de marktconsultatie en de aanbesteding van hun nieuwe e-depotvoorziening. Het is bedoeld voor digitaal archief, onder meer van de deelnemers aan het BHIC (provincie, gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen).

“Met dit nieuwe e-depot hopen we onze klanten nóg beter te bedienen”.

Aanbesteding e-depotvoorziening
Van Kaliber begeleidde het West-Brabants Archief bij de inkoop van vervangende software. In het e-depot kunnen ambtenaren en burgers op een gebruiksvriendelijke manier (overheids-)informatie raadplegen.

Inrichting en opleiding e-depot
Als kwartiermaker verzorgt Van Kaliber de initiële inrichting van de e-depotvoorziening en neemt de eerste maanden het functioneel beheer voor zijn rekening.

De medewerkers van het West-Brabants Archief worden er vanaf het begin bij betrokken. En mede door het speciaal ontwikkelde trainingsprogramma, zijn zij binnen drie maanden volledig up-and-running met hun nieuwe e-depotvoorziening!

Projectvoorstel e-depot
De Universiteit Leiden wil een e-depot inrichten en ontsluiten via een website, zoeksystemen en samenwerkingssystemen. Van Kaliber interviewde alle stakeholders, analyseerde de risico’s en de impact op de architectuur, ICT, Processen en informatie(-systemen) uit en stelde het projectvoorstel met de business case op voor het inrichten van een e-Depot voor de lange termijn archivering.

Enterprisearchitectuur e-depot duurzame toegankelijkheid
Van Kaliber maakte een architectuurvisie voor het E-depot van de gemeente Breda. In de opgestelde architectuur wordt een duidelijke relatie gelegd tussen de duurzame toegankelijkheid van de informatie en de standaarden op dit gebied zoals GEMMA, ED3, OAIS en TMLO.

TMLO-mapping Verseon metadataschema
Van Kaliber begeleidde de gemeente bij het opstellen van een metadataschema op basis van TMLO. Op basis van een helder stappenplan werd binnen korte tijd een metadataschema opgesteld voor het zaaksysteem Versen van de gemeente. Dit schema is het uitgangspunt voor de overdracht van de te bewaren zaken naar het E-depot van het Noord-Hollands Archief.

E-depot architectuur
Van Kaliber beschreef voor de gemeente Oldambt en Kampen de e-depot architectuur.

Business case e-depot
Voor het Streekarchief Voorne-Putten en de aangesloten gemeenten maakten we een projectvoorstel en een business case voor het opzetten van een e-depot voor duurzaam digitaal archiveren. Op basis hiervan heeft  de besluitvorming plaats gevonden.

Provincie Fryslân en E-depot Tresoar

Tresoar en de Provincie Fryslân hebben een pilot uitgevoerd met overbrengen van digitaal archief van de Provincie Fryslân naar het E-depot van Tresoar. Vol trots hebben zij de uitkomsten gepresenteerd. De samenwerking draagt daarnaast ook bij aan de gezamenlijke ontwikkeling van duurzame toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie. Bovendien grijpen Tresoar en de Provincie de uitkomsten aan om samen met Wetterskip Fryslân en Friese gemeenten een start te maken met een Friese bewaarstrategie.

Van Kaliber heeft de projectleiding en de inhoudelijke technische/functionele ondersteuning van deze pilot verzorgd.

Business case e-depot gemeente Haarlem

Van Kaliber maakte de business case en rekende de 3 scenario’s door voor het aansluiten van de gemeente Haarlem op het E-depot van het Noord-Hollands Archief.

We begeleidden de Omgevingsdienst bij de aansluiting van op e-Depots van het Stadsarchief Amsterdam en het Noord-Hollands Archief.

Logo Het Utrechts Archief

Van Kaliber begeleidde Het Utrechts Archief met inkoopadvies en inhoudelijke expertise bij de verkrijgen van een eigen e-depot. Deze digitale archiefbewaarplaats is voor het beheren, bewaren, en beschikbaar stellen van digitale archiefbestanden.

Chantal Keijsper, directeur van Het Utrechts Archief, is blij met de nieuwe voorziening. “Dit is een belangrijke mijlpaal in onze digitale transitie, waar we de afgelopen periode naar hebben toegewerkt en waar we trots op zijn”.

Inrichting E-depot in Preservica

Van Kaliber verzorgde in 2020 de inrichting van Preservica als E-depotvoorziening in het kader van het Programma Digitaal Informatiebeheer NHA.

Van Kaliber heeft een werkende E-depotvoorziening opgeleverd en basisinrichting beschreven in het functioneel beheerplan. Daarnaast ondersteunen wij het NHA bij het functioneel beheer.

Doorontwikkeling NHA E-depot, pre-ingesttool en exporttool Verseon

Van Kaliber ondersteunt het NHA bij de live-gang van het E-depot. Daarnaast verzorgen we de projectleiding en brengen we inhoudelijke expertise in bij de (test-)overbrengingen met zorgdragers en de ontwikkeling van de pre-ingesttool en de exporttool Verseon voor de gemeente Haarlem.

Basisinrichting E-depotvoorziening Preservica

Als gevolg van het digitaal werken, is er steeds meer ‘digital born’ archiefmateriaal. Zoals het Drents Archief in de depots zorg draagt voor bewaring ‘tot in eeuwigheid’, moet dat ook voor digitale informatie gegarandeerd kunnen worden. Net als papieren archieven zijn ook digitale archieven kwetsbaar. Gegevensdragers als USB sticks, harde schijven, geheugenkaarten CD’s en DVD’s zijn snel verouderd en kunnen onleesbaar worden. Om digitale archieven voor lange tijd – of zelfs voor altijd – toegankelijk te houden zijn speciale voorzieningen nodig. Het Drentse e-depot is zo’n voorziening.

Van Kaliber verzorgt de inrichting van Preservica als E-depotvoorziening, traint de medewerkers van het Drents Archief en beschrijft de basisinrichting.

 

Onboarding Preservica NL: leer inrichten en beheren!


Welkom aan boord bij Preservica Cloud Enterprise! Jouw nieuwe applicatie staat klaar voor vertrek op het SaaS-platform. Voordat je van start gaat, wil je de instellingen afstemmen op jouw organisatie. Wie krijgt toegang? Welke metadataschema’s ga je gebruiken? Hoe structureer je collecties en data?

Nederlandstalig

Tijdens deze Nederlandstalige training Onboarding Preservica maak je kennis met de applicatie, de technische support en de functionele mogelijkheden. Het beproefde trainingsprogramma bestaat uit compacte modules. Het trainingsprogramma wordt afgerond met een eindopdracht.

Metadataschema’s en autorisaties

Na afloop staat er een basisinrichting waarmee je direct in productie kan. Ook de UA-portal is ingericht, dus je kan direct jouw digitale archief online tonen. Ook ben je in staat om autorisaties en XML-metadatschema’s te beheren, zoekfilters aan te maken en preserveringsmaatregelen uit te voeren. Natuurlijk kan je ook zelfstandig een opname (ingest) uitvoeren.

Voor wie is deze training bestemd?

De training is bestemd voor e-depotbeheerders, applicatiebeheerders en adviseurs digitale informatie. Er zijn aanvullende modules voor toezichthouders en klant-gebruikers/raadplegers van het e-Depot. Na afronding ontvang je een certificaat van deelname. De trainingen zijn online of op locatie.

Wat klanten zeggen

Marktconsultatie e-depot Erfgoed Leiden en Omstreken
“Eerst leek het ons wat omslachtig om een marktconsultatie te houden, maar het is zeer nuttig geweest. Heeft ons een goed beeld gegeven van de markt en ook duidelijkheid over onze vraagformulering”. 

W. Sosef – Gemeente Haarlem

Aanbesteding e-depotvoorziening West-Brabants Archief
“Het leven van onze negen deelnemende gemeenten wordt een stuk eenvoudiger wat betreft het uploaden van digitale documenten naar het archief in een groot aantal verschillende bestandsformaten”, aldus Wim Reijnders, directeur van het West-Brabants Archief. “We zijn in staat om online toegang te bieden aan zowel ambtenaren als burgers, en we zijn ervan overtuigd dat we onze digitale archieven op de meest duurzame manier kunnen opslaan, beheren en beschikbaar maken voor toekomstige generaties. “

Projectvoorstel digitaal archiveren e-depot, Universiteit Leiden
“Op basis van eerdere ervaringen heb ik Marita gevraagd om voor de Universiteit Leiden een projectvoorstel op te stellen voor het e-Depot als oplossing voor duurzaam digitaal archiveren. Marita heeft met enthousiasme en inzet hieraan gewerkt, met een scherp oog voor de ICT, processen en de organisatorische verhoudingen. Haar kennis en ervaring droegen eraan bij dat het project de doelstellingen haalde binnen de gestelde planning en budget is opgeleverd. Paul Baak, CEO KB&P