Snel inzicht met de Monitor Digitale Informatie

Monitor Digitale Informatie biedt snel inzicht

 

Monitor Digitale Informatie biedt inzicht

De Monitor Digitale Informatie is in 2018 ontwikkeld, met als doel om jaarlijks inzicht te hebben in de aard en de omvang van digitale informatie, de risico’s en de kosten.

Inzicht in de omvang van digitale informatie

De Monitor Digitale Informatie biedt inzicht in de omvang van digitale informatie. In één oogopslag zie je hoeveel digitale informatie er in jouw organisatie is. Of het nu gaat om een paar Gigabyte, een grote hoeveelheid Terabytes of zelfs Petabytes: met de Monitor Digitale Informatie staat het in één overzicht op een rij.

Inzicht in vernietigingstermijnen

Informatie moet je bewaren of vernietigen. Daarvoor zijn wettelijke bewaar- en vernietigingstermijnen. Met de Monitor Digitale Informatie zie je in één keer hoeveel informatie bewaard of vernietigd moet worden. De digitale informatie die bewaard moet worden, moet op termijn overgebracht worden naar de digitale archiefbewaarplaats, het e-Depot.

Inzicht in applicaties

Digitale informatie zit versnipperd in veel verschillende applicaties, e-mailboxen, netwerkschijven, vakapplicaties, documentmanagementsystemen, zaaksystemen, in SharePoint en in Teams. Daarnaast ligt er nog veel belangrijke informatie op DVD’s, cd-roms en USB-sticks.

Wist je dat een middelgrote organisatie al gauw zo’n 15 applicaties heeft waar belangrijke informatie in zit?

Inzicht in risicovolle bestandsformaten

Overheidsorganisaties moeten digitale informatie bewaren en beheren zodat¬†deze informatie beschikbaar, toegankelijk, leesbaar en bruikbaar blijft. Ook¬†over 20, 30 of 100 jaar is de digitale informatie van n√ļ nodig voor beleid en¬†bestuurlijke verantwoordelijkheid. Daarom is het belangrijk dat de juiste bestandsformaten worden gebruikt. Bestandsformaten die duurzaam zijn. De Monitor Digitale Informatie analyseert of er in jouw organisatie risicovolle bestandsformaten in gebruik zijn.

Inzicht in risico’s en kosten

Informatie en applicaties zijn continu in beweging. Dat brengt risico’s met zich mee. Denk aan de risico‚Äôs van applicaties die niet meer ondersteund worden door de leverancier, zoals de zaaksuite van Green Valley.

Daarnaast zijn er ook risico’s¬†op het gebied van duurzaamheid als¬†bestandsformaten verouderd zijn.

En risico’s op het gebied van privacy (AVG), bijvoorbeeld als blijkt dat er persoonsgegevens bewaard worden die allang vernietigd hadden moeten zijn.

De Monitor Digitale Informatie biedt inzicht in de risico’s die bij jouw organisatie van toepassing zijn. Zodat je tijdig maatregelen kan nemen!

Kortom

Het in beeld brengen van digitale informatie is complex en tijdrovend. De Monitor Digitale Informatie biedt snel inzicht in de aard en omvang van digitale informatie. Je ziet in één opslag:

  • Hoeveel informatie bewaard moet worden
  • In welke applicaties die informatie zit
  • Hoeveel terabyte het is
  • Welke risico‚Äôs de digitale informatie loopt
  • Welke maatregelen je moet treffen.

Aan de slag!

Wil jij ook snel inzicht in digitale informatie bij jouw organisatie? Neem nu contact op voor een vrijblijvende offerte.

De Monitor Digitale Informatie is actief bij meer dan 70 organisaties. Lees hier meer over wat de Monitor Digitale Informatie voor jouw organisatie kan betekenen!