Onlangs deelden we samen met Erfgoed Leiden en Omstreken in een aantal webinars onze praktijkervaring met het duurzaam archiveren van ruimtelijke plannen in het e-depot. In deze blog zetten we de belangrijkste punten op een rij. 

Met de Omgevingswet in het zicht is het goed om kennis te nemen van de archiveringsmogelijkheden van ruimtelijke plannen. Totdat de nieuwe Omgevingswet van kracht is, voldoen alle ruimtelijke plannen in Nederland aan dezelfde technische en inhoudelijke RO-standaarden.

 

Wettelijk verplicht

Het is wettelijk verplicht om ruimtelijke plannen te bewaren en over te brengen naar de archiefbewaarplaats. Ruimtelijke plannen zijn openbaar en moeten raadpleegbaar zijn voor burgers en bedrijven.

Sinds 2010 zijn alle ruimtelijke plannen digital born. Iedereen die ruimtelijke plannen maakt, is verplicht deze standaarden toe te passen.

Het toepassen van de RO-standaaren is al vanaf 2012 verplicht voor alle plannen die op of na 1 juli 2013 in procedure zijn gegaan. De RO Standaarden zijn verankerd in de Wet ruimtelijke ordening.

 

Meerdere metadataschema’s

In het Informatiemodel Ruimtelijke Ordening (IMRO) zijn alle relevante metadata opgenomen. Het IMRO kent echter geen velden voor duurzame archiefbeheerinformatie. In Nederland wordt gebruik gemaakt van het Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheid (TMLO, straks MDTO) als standaard voor duurzaam archiveren. HetTMLO kent wel een plek voor geo-informatie: (element 9.2 dekking geografisch gebied), maar je kan er niet alle RO-gerelateerde informatie kwijt.

Beide metadataschema’s opnemen in het e-depot is een daarom een goede optie.

 

Verschillende bestandsformaten

Ruimtelijke plannen bestaan uit meerdere bestanden en verschillende bestandsformaten. Alleen in samenhang hebben de bestanden betekenis. Ze moeten dan ook in samenhang gearchiveerd en gepreserveerd worden.

 

Online raadplegen

Zijn er nog beperkingen om rekening mee te houden? Jazeker. Een e-depot heeft primair een preserveringsfunctie en biedt nu (nog) niet dezelfde raadpleegmogelijkheden als de applicaties waar de planvormers dagelijks mee werken. Maar het lijkt slechts een kwestie van tijd voor de juiste viewers volledig beschikbaar zijn.

 

Let op: Omgevingswet!

Als de Omgevingswet van start gaat en iedereen overstapt op nieuwe plansoftware, is het belangrijk om de ruimtelijke plannen die in de huidige software zitten op tijd duurzaam te archiveren. Software veroudert namelijk sneller dan je denkt. Het wordt dan steeds moeilijker om data en metadata uit de huidige software te exporteren en up-to-date te houden.

 

Oproep: landelijk e-depot voor ruimtelijke plannen

Het is wettelijk verplicht om vigerende plannen te publiceren op ruimtelijkeplannen.nl Maar deze website heeft geen archiveringstaak. Elk bevoegd gezag is daarom zélf verantwoordelijk om ruimtelijke plannen te archiveren. Omslachtig? Ja!

Hoe handig zou het zijn als er landelijk één e-depot komt, dat alle ruimtelijke plannen digitaal preserveert en toegankelijk maakt? Met een landelijke standaard en met mapping-afspraken kunnen alle ruimtelijke plannen in Nederland makkelijk op een eenduidige manier gearchiveerd worden.

 

Meer weten?

Meer weten over het archiveren van ruimtelijke plannen? Neem contact met ons op!

Lees hier de praktijkervaring van de gemeente Teylingen (HLTsamen) en Erfgoed Leiden en Omstreken met het opnemen van ruimtelijke plannen in het e-depot! OD06 Ruimtelijke plannen archiveren in e-depot