Europese aanbesteding Zaakgericht Werken

Van Kaliber heeft leiding gegeven aan den Europese aanbesteding van de ICT-Oplossing voor Zaakgericht Werken voor de samenwerkende gemeenten Leiden, Leiderdorp, Zoeterwoude, Oegstgeest en hun bedrijfsvoeringsorganisatie SP71. De aanbesteding in binnen budget en op tijd gerealiseerd.

Business case E-depot voor digitaal archief

Voor het Streekarchief Voorne-Putten en de aangesloten gemeenten Brielle, Nissewaard, Westvoorne en Hellevoetsluis maakten we een projectvoorstel en een business case voor het opzetten van een E-depot voor duurzaam digitaal archiveren. Op basis hiervan heeft de besluitvorming door het Bestuur plaats gevonden.

Provincie Fryslân en E-depot Tresoar

Tresoar en de Provincie Fryslân hebben een pilot uitgevoerd met overbrengen van digitaal archief van de Provincie Fryslân naar het E-depot van Tresoar. Vol trots hebben zij de uitkomsten gepresenteerd. De samenwerking draagt daarnaast ook bij aan de gezamenlijke ontwikkeling van duurzame toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie. Bovendien grijpen Tresoar en de Provincie de uitkomsten aan om samen met Wetterskip Fryslân en Friese gemeenten een start te maken met een Friese bewaarstrategie.

Van Kaliber heeft de projectleiding en de inhoudelijke technische/functionele ondersteuning van deze pilot verzorgd.

Aanbesteding ICT voor E-depotvoorziening

Van Kaliber begeleidde het West-Brabants Archief bij de inkoop van vervangende software voor hun E-depotvoorziening. In het E-depot kunnen ambtenaren en burgers op een gebruiksvriendelijke manier (overheids-)informatie raadplegen.

Inrichting en opleiding E-depot

Als kwartiermaker verzorgt Van Kaliber de initiële inrichting van de E-depotvoorziening en neemt de eerste maanden het functioneel beheer voor zijn rekening.

De medewerkers van het West-Brabants Archief worden er vanaf het begin bij betrokken. En mede door het speciaal ontwikkelde trainingsprogramma, zijn zij binnen drie maanden volledig up-and-running met hun nieuwe E-depotvoorziening!

TMLO-mapping Verseon metadataschema

Van Kaliber begeleidde de gemeente bij het opstellen van een metadataschema op basis van TMLO. Op basis van een helder stappenplan werd binnen korte tijd een metadataschema opgesteld voor het zaaksysteem Versen van de gemeente. Dit schema is het uitgangspunt voor de overdracht van de te bewaren zaken naar het E-depot van het Noord-Hollands Archief.

Digitaliseren bouwvergunningen

Digitaliseren van (bouw-)archief lijkt zo simpel. Maar er komt heel wat bij kijken. Er zijn wettelijke kaders die toegepast moeten worden. Zo zijn er regels over de scankwaliteit, het scanproces en over de vernietiging van de originele documenten. Deze afspraken moeten worden vastgesteld door B&W in een Besluit Vervanging. Vervolgens moet er via een aanbestedingsprocedure een leverancier geselecteerd worden die de bouwdossiers scant en ze samen met de metadata digitaal aanlevert.

Tot zover de theorie, in de praktijk verlopen deze projecten vaak moeizaam en verzanden in eindeloze, onduidelijke trajecten met onvrede en onrust in het projectteam en veel strijd met de leverancier.

Zo ook bij deze gemeente, waar het digitaliseringsproject al vijf jaar onderweg was. Het project was vastgelopen. Van Kaliber voerde een second opinion uit, waarin alle partijen gehoord werden. Op basis van onze aanbevelingen werd het digitaliseringsproject weer vlot getrokken.

Van Kaliber leidde vervolgens het project na de doorstart. Vanaf het begin waren alle partijen aan boord. Aan de hand van het nieuwe plan is onder leiding van onze projectleider de Europese Aanbesteding uitgevoerd. Binnen een half jaar stond het project weer op de rit en is het weer overgedragen aan de interne organisatie.

Van Kaliber heeft jarenlange ervaring en loodst jou er soepel doorheen!

Vervanging huidige zaaksysteem: inkoop, implementatie en migratie

Van Kaliber verzorgt de projectleiding voor vervanging van het huidige zaaksysteem van de Gemeente Alphen aan den Rijn, de Gemeente Kaag en Braassem en de Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem.

Tevreden opdrachtgever

De opdrachtgever kijkt tevreden terug op de samenwerking: "Wat ik als kenmerkend voor de samenwerking heb ervaren is dat we samen heel strak hebben gestuurd op de scope en de planning van het project. Er waren diverse verleidingen op toe te willen geven aan allerlei extra’s. Doordat er een strakke deadline lag hebben we hier elke keer kritisch naar gekeken en is het project uiteindelijk met een minimale overschrijding, maar wel op tijd opgeleverd".

Projectleiding en inkoopadvies meerdere aanbestedingen

We verzorgden de projectleiding en inhoudelijke inkoopexpertise voor de aanbesteding van een nieuw zaaksysteem, inclusief koppelingen en migratie. En tevens van het nieuwe Content Management Systeem.

Projectleiding, inhoudelijke expertise implementatie én migratie

We verzorgden de projectleiding en inhoudelijke expertise voor de implementatie van het nieuwe zaaksysteem, inclusief koppelingen en het nieuwe Content Management Systeem.

Tegelijkertijd is de migratie van het oude zaaksysteem naar het nieuwe zaaksysteem gerealiseerd voor de drie organisaties.

Doorlooptijd implementatie en migratie: 11 maanden.