Project uitgelicht: vervanging zaaksysteem

Vervanging huidige zaaksysteem: aanbesteding, implementatie en migratie
Van Kaliber verzorgde de projectleiding voor vervanging van het huidige zaaksysteem van de Gemeente Alphen aan den Rijn, de Gemeente Kaag en Braassem en de Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem.

De beide gemeenten hebben sinds 1 januari 2018 hun krachten op het gebied van Informatisering en Automatisering gebundeld in Bedrijsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem.

Het huidige zaaksysteem moest vervangen worden. Met een nieuw zaaksysteem wilden de gemeenten en de BVO moderne vervolgstappen zetten in de digitale dienstverlening, het laagdrempelige klantcontact in haar dienstverlening en de interne bedrijfsvoering naar een hoger niveau kan tillen richting haar 140.000 inwoners, 13.850 ondernemers en ruim 1.000 medewerkers.

Van Kaliber verzorgde projectleiding en inkoopadvies voor de meerdere aanbestedingen
Onze projectleider voerde een Quick scan uit, stelde de aanpak op en verzorgde de projectleiding. Onze inkoopadviseur leverde de inkoopexpertise voor de twee aanbestedingen; een van een nieuw zaaksysteem (inclusief koppelingen en migratie) en een nieuw Content Management Systeem.

Projectleiding en inhoudelijke expertise implementatie én migratie
Vervolgens verzorgde Van Kaliber de projectleiding en inhoudelijke expertise voor de implementatie van het nieuwe zaaksysteem, inclusief meerdere koppelingen en voor het nieuwe Content Management Systeem. Tegelijkertijd is de migratie van het oude zaaksysteem naar het nieuwe zaaksysteem gerealiseerd voor de drie organisaties en zijn alle gebruikers opgeleid.

Tevreden opdrachtgever

De opdrachtgever kijkt tevreden terug op de samenwerking: “Wat ik als kenmerkend voor de samenwerking heb ervaren is dat we samen heel strak hebben gestuurd op de scope en de planning van het project. Er waren diverse verleidingen op toe te willen geven aan allerlei extra’s. Doordat er een strakke deadline lag hebben we hier elke keer kritisch naar gekeken en is het project uiteindelijk met een minimale overschrijding, maar wel op tijd opgeleverd”.

Doorlooptijd implementatie en migratie: 11 maanden.

Dit bericht is gepost in Nieuws. Bookmark de link.