Project uitgelicht: Gemeenten vervangen zaaksysteem

Samenwerken op kantoor

Van Kaliber verzorgde de projectleiding en leverde inhoudelijke experts voor vervanging van het huidige zaaksysteem van de Gemeente Alphen aan den Rijn, de Gemeente Kaag en Braassem en hun Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem.

Het huidige zaaksysteem moest vervangen worden. Met een nieuw zaaksysteem wilden de gemeenten vervolgstappen zetten in de digitale dienstverlening, het laagdrempelige klantcontact in haar dienstverlening en de interne bedrijfsvoering naar een hoger niveau tillen voor de 140.000 inwoners, 13.850 ondernemers en ruim 1.000 medewerkers.

De doorlooptijd van de implementatie en migratie: 11 maanden.

Van Kaliber verzorgde projectleiding en inkoopadvies voor de meerdere aanbestedingen

Onze projectleider voerde een Quick Scan uit, stelde de aanpak op en verzorgde de projectleiding van de aanbesteding. Onze inkoopadviseur leverde de inkoopexpertise voor de twee aanbestedingen; een nieuw zaaksysteem (inclusief koppelingen en migratie) en een nieuw Content Management Systeem.

Projectleiding en inhoudelijke expertise implementatie én migratie

Vervolgens verzorgde Van Kaliber de projectleiding. Tevens leverden we inhoudelijke expertise voor de implementatie van het nieuwe zaaksysteem, inclusief meerdere koppelingen. Zo ook voor de implementatie en migratie van het nieuwe Content Management Systeem. Tegelijkertijd is de migratie van het oude zaaksysteem gerealiseerd voor de drie organisaties en zijn alle gebruikers opgeleid.

Tevreden opdrachtgever

De opdrachtgever kijkt tevreden terug op de samenwerking met Van Kaliber:

Wat ik als kenmerkend voor de samenwerking heb ervaren is dat we samen heel strak hebben gestuurd op de scope en de planning van het project. Er waren diverse verleidingen op toe te willen geven aan allerlei extra’s. Doordat er een strakke deadline lag hebben we hier elke keer kritisch naar gekeken en is het project uiteindelijk met een minimale overschrijding, maar wel op tijd opgeleverd“.