Overbrengen digitaal archief

Blijvend te bewaren digitale overheidsinformatie dient overgebracht te worden naar een digitale archiefbewaarplaats, een e-Depot. Wij helpen je bepalen welke data volgens de wettelijke richtlijnen bewaard moet blijven en welke vernietigd moeten worden. We controleren de kwaliteit van de data (juiste bestandsformaten, voldoende metadata, juiste structuur). En indien nodig schonen we de data op. We zetten het klaar in de juiste structuur. Zo blijft de informatie veilig en duurzaam bewaard!

Metadatamapping

Wij helpen bij het opstellen van het juiste metadataschema en het maken een data-mapping. We gaan aan de slag op basis van een helder stappenplan. En als het nodig is, en dat is vaak het geval, betrekken we de applicatieleverancier erbij.

Wij hebben ervaring met de architectuur (OIAS-model), metadata (o.a. TMLO/ToPX en MDTO) en inmiddels vele (test-)opnames gerealiseerd van onder andere bestuursinformatie, videotulen, bestemmingsplannen vanuit vele applicaties zoals Green Valley, SquitXO, Mozard, Nedplan, Notubiz, Verseon, Corsa en vanaf netwerkschijven.

Datamigratie

Structureren van grote hoeveelheden data

Overheidsorganisaties, onderwijsinstellingen en de gezondheidszorg hebben te maken met grote hoeveelheden, vaak privacygevoelige informatie. Ook een groot archief met veel data, kan je veilig archiveren en probleemloos opvragen in een e-Depot. We helpen je bij het structureren en classificeren van de informatie.

Export en import (ingest)

Wij ondersteunen de volledige migratie van de informatie uit de bronsystemen naar het e-Depot inclusief alle metadata. Wij gebruiken hierbij moderne tooling om metadata geautomatiseerd te verrijken, structureren en in de juiste formaten aan te leveren (MDTO/ToPX, sidecar, OPEX/SIP/RIP).

Ruimtelijke plannen, videotulen, netwerkschijven en meer

Ruimtelijke plannen, bouwvergunningen, videotulen. Informatie bevindt zich in allerlei applicaties en op netwerkschijven. Belangrijke informatie wil je veilig bewaren. Wij begeleiden je bij het structureren en migreren naar een veilige digitale archiefbewaarplaats en nemen je het werk uit handen.

We hebben ervaring met migraties uit vele applicaties, zoals Verseon, Green Valley, Docbase, Mozard, Nedplan, SquitXO, Notubiz, Corsa en netwerkschijven.

Meer weten?

Neem Contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek!

Lees meer over onze ervaring met bestemmingsplannen naar het e-Depot

Lees meer over onze ervaring met bestuursverslagen naar het e-Depot

Lees meer over onzer ervaring met de migratie naar een nieuw zaaksysteem

Klantcases

Bouwvergunningen, Ruimtelijke plannen, Videotulen, Zaaksysteem, Websitearchief in E-depot

We begeleiden Erfgoed Leiden en Omstreken bij de(test-)opnames van ruimtelijke plannen (SquitXO), websitearchief (harvested), archief van een netwerkschijf, videotulen (Notubiz), particulier archief, bouwvergunningen (gedigitaliseerd) en een zaaksysteem (Green Valley) van bij Erfgoed Leiden aangesloten archiefvormers, waaronder de gemeente Leiden, Katwijk, HLTsamen en de Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg (GGD).

Bestemmingsplannen uit Nedplan in het NHA e-Depot (Preservica)

We begeleiden het Noord-Hollands Archief en de gemeente Velsen bij de testopname van digitale bestemmingsplannen uit Nedplan in het e-Depot (Preservica).

Met deze test is aangetoond dat de gemeente Velsen met behulp van de exporttool NedArchiveren een bestemmingsplan kan exporteren naar het NHA e-depot in Preservica. In Preservica kan een bestemmingsplan duurzaam worden bewaard, gepreserveerd en is het online toegankelijk en doorzoekbaar voor bezoekers.

Van Kaliber heeft de projectleiding verzorgd en inhoudelijke technische en functionele expertise geleverd.

Provinciale vragen uit Verseon naar het NHA e-Depot (Preservica)

We begeleiden de overbrenging van de digitale Statenvragen uit 2018 (uit Verseon) van de Provincie Noord-Holland naar het NHA e-depot (Preservica). Statenvragen zijn belangrijk voor de transparantie van de overheid en de democratie. De Statenvragen zijn openbaar en kunnen nu online geraadpleegd worden.

Vanuit Zaaksysteem Mozard naar het NHA E-depot (Preservica)

We begeleiden het Noord-Hollands Archief en de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied bij de testopname vanuit het zaaksysteem Mozard naar het e-Depot (Preservica).

Voor deze test is het zaaktype ‘Interne besluitvorming’ gekozen. Dit zaaktype heeft de archiefnominatie ‘Overbrengen’ en komt dus op termijn in aanmerking voor overbrenging naar het e-Depot.

Met deze test is aangetoond dat de ODNZKG een collectie vanuit Mozard kan exporteren naar het NHA e-Depot in Preservica. In Preservica kan de collectie worden bewaard, gepreserveerd en is het online toegankelijk en doorzoekbaar voor geautoriseerde bezoekers. Tevens heeft de NHA pre-ingest tool de testcollectie met succes gevalideerd.

Van Kaliber heeft de projectleiding verzorgd en inhoudelijke technische en functionele expertise geleverd.

Bouwvergunningen in E-depot

West-Brabants Archief heeft de E-depotvoorziening vervangen en de collecties opnieuw ge-ingest in de nieuwe E-depotvoorziening.

Migratie uit DocBase naar E-depot Tresoar

Tresoar en de Provincie Fryslân hebben een pilot uitgevoerd met overbrengen van digitaal archief van de Provincie Fryslân naar het E-depot van Tresoar (Preservica on premise). Vol trots hebben zij de uitkomsten gepresenteerd. De samenwerking draagt daarnaast ook bij aan de gezamenlijke ontwikkeling van duurzame toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie. Bovendien grijpen Tresoar en de Provincie de uitkomsten aan om samen met Wetterskip Fryslân en Friese gemeenten een start te maken met een Friese bewaarstrategie.

Van Kaliber heeft de projectleiding en de inhoudelijke technische/functionele ondersteuning van deze pilot verzorgd.