Ben jij informatiebeheerder of recordmanager bij de overheid en op zoek hoe je kan voldoen aan de wet- en regelgeving rondom e-mailarchivering?
De meeste overheidsorganisaties maken gebruik van M365 Outlook als mail-applicatie. Van Kaliber helpt je om op een efficiënte en betrouwbare manier e-mails te archiveren én duurzaam toegankelijk te houden in M365.
Wat houdt Capstone in?
De Capstone-methode is een manier voor e-mailarchivering, waarbij e-mails automatisch worden gearchiveerd op basis van de functie of rol van de afzender/ontvanger binnen de organisatie. Deze methode identificeert sleutelpersonen, zoals leidinggevenden en beleidsmakers en archiveert al hun e-mails automatisch. Dit zorgt ervoor dat belangrijke correspondentie systematisch wordt gearchiveerd, zonder dat medewerkers handmatig hoeven te beslissen welke e-mails moeten worden bewaard.
Naast de Capstone-methode zijn er ook nog andere sleutelfunctiemethoden met vergelijkbare voordelen.
De Capstone-methode voor e-mailarchivering wordt vooral gebruikt door overheidsinstellingen en andere organisaties met strenge archiveringsvereisten. De methode is ontworpen om ervoor te zorgen dat belangrijke e-mails worden bewaard en gearchiveerd in overeenstemming met wettelijke en organisatorische eisen.
Basisprincipes van de Capstone-methode
- Selectie van sleutelpersonen: Bij de Capstone-methode worden e-mails gearchiveerd op basis van de functie of rol van de afzender/ontvanger binnen de organisatie. Specifieke sleutelpersonen, zoals leidinggevenden, managers en andere medewerkers in beleidsvormende of besluitvormende posities, worden geïdentificeerd.
- Automatische archivering: Alle e-mails (zowel ontvangen als verzonden) van deze sleutelpersonen worden automatisch gearchiveerd. Dit vermindert de werklast voor individuele medewerkers om zelfstandig en handmatig te bepalen welke e-mails moeten worden bewaard.
- Naleving van wet- en regelgeving: De methode helpt organisaties te voldoen aan wettelijke vereisten voor archivering en informatiebeheer door ervoor te zorgen dat alle relevante correspondentie wordt vastgelegd en toegankelijk blijft.
- Beheersbaarheid en efficiëntie: Door te focussen op specifieke posities, wordt de hoeveelheid gegevens die moet worden beheerd beperkt tot de meest cruciale informatie, wat de archiveringsprocessen beheersbaar en efficiënt maakt.
- Vindbaarheid: Maakt het eenvoudiger om belangrijke communicatie terug te vinden en te beheren, wat nuttig is voor de transparante en openbaarheid van bestuur, zoals in het kader van de Woo.
Implementeer Capstone in M365
Van Kaliber implementeert de Capstone-methode in MS365 door in Purview beleidsregels en automatische retentielabels toe te passen op de geïdentificeerde mailboxen. Zo worden alle relevante e-mails automatisch gearchiveerd.


Duurzaamheid verhogen, kosten verlagen door
e-mailarchivering in M365
Om de duurzaamheid en kostenefficiëntie verder te verhogen, kan je gebruik maken van archiefplug-ins die via de Azure Marketplace te verkrijgen zijn. Dergelijke tools zorgen ervoor dat gearchiveerde e-mails niet alleen makkelijk raadpleegbaar blijven voor medewerkers in hun eigen M365 omgeving, maar ook duurzaam worden bewaard en goedkoper worden opgeslagen.
Start nu eenvoudig met e-mailarchivering in M365
Met Van Kaliber ben je verzekerd van een betrouwbare en toekomstbestendige oplossing voor jouw e-mailarchivering. We staan klaar om je te helpen met de implementatie van de Capstone-methode in M365. Neem contact met ons op voor een kennismaking inclusief demo.
Lees hier meer over onze SharePoint diensten