In de snel evoluerende wereld van digitale informatiebeheer speelt de Monitor Digitale Informatie (MDI) een cruciale rol binnen de overheidsorganisaties in het werkgebied van het Regionaal Archief Alkmaar (RAA).
Inzicht in digitale informatie
Sinds 2018 wordt de MDI ingezet om inzicht te verkrijgen in de digitale datasets die naar het RAA worden overgebracht en om de daarmee gepaard gaande kosten in kaart te brengen. Echter, de functie van de MDI is in de loop der tijd geëvolueerd, en het instrument wordt nu ook breder ingezet om ontwikkelingen in informatievoorziening en -beheer te monitoren.
Van inzicht naar risicoanalyse: de groei van MDI
Een opvallende trend die naar voren komt uit de vier keer dat de MDI is uitgevraagd, is de exponentiële groei in de hoeveelheid informatie die in kaart wordt gebracht. Waar in 2018 nog 22 TB aan informatie werd geïnventariseerd, is dat aantal in 2022 gestegen naar maar liefst 93 TB. Deze trend is eveneens zichtbaar in het aantal applicaties dat wordt gemonitord, van 88 in 2018 naar 247 in 2022.
Interessant is dat er niet altijd voldoende kennis is over de inhoud van deze applicaties, wat potentiële risico’s voor informatiebeheer met zich meebrengt. De MDI onthult ook dat bepaalde domeinen, zoals Klantcontactcentra en Dienstverlening, beter in kaart zijn gebracht dan andere, zoals Ruimtelijke Ordening.
Uitkomsten en vervolgstappen: hoe nu verder met MDI?
De resultaten van de MDI-uitvraag bieden waardevolle inzichten die als basis dienen voor proactief advies. Organisaties kunnen hiermee gerichte vervolgstappen nemen:
- Identificatie van Risico’s: Van de 460 geïnventariseerde applicaties is het bij 178 niet duidelijk of er informatie wordt opgeslagen. Een grondig onderzoek is nodig om mogelijke risico’s op informatieverlies te verminderen.
- Netwerkschijven en Milieurisico’s: De hoeveelheid opgegeven netwerkschijven en losse dragers vormt niet alleen een risico voor informatieverlies maar ook voor milieu en financiële gevolgen.
- Afwijkende Bestandsformaten: MDI bracht afwijkende bestandsformaten aan het licht, waarvoor extra onderzoek nodig is om risico’s met betrekking tot duurzame toegankelijkheid te minimaliseren.
Risicoanalyse als cruciale stap
Met de MDI-gegevens is het mogelijk om een gedegen risico-inventarisatie op te stellen. Het RAA deed dit voor het eerst in 2022, waarbij aandacht werd gevestigd op potentiële risico’s zoals het groeiende aantal applicaties dat uitgefaseerd zou worden. Een dergelijke inventarisatie biedt de mogelijkheid om beleid te formuleren en informatiebeheer effectief te sturen.
In een wereld waarin digitale informatie exponentieel groeit, is de MDI een onmisbaar instrument om niet alleen inzicht te verkrijgen, maar ook om risico’s proactief te beheren.
Lees hier het volledige artikel van het Regionaal Archief Alkmaar: https://www.regionaalarchiefalkmaar.nl/achterdeschermen-blog/11-over-ons/1085-definitieve-rapportage-monitor-digitale-informatie-2023
Klik hier om meer te weten over wat je Monitor Digitale Informatie voor jouw organisatie kan betekenen of neem direct contact op voor een vrijblijvende kennismaking!