Monitor Digitale Informatie: juíst nu!

Het einde van een vreemd jaar nadert. Een jaar met in ons vakgebied veel aandacht voor digitaal thuiswerken en digitale informatie.

De online veiligheid en de digitale beschikbaarheid van informatie hadden hoge prioriteit. Logisch, maar tegelijkertijd is juist nú inzicht in digitale informatie belangrijk. Er wordt digitale informatie gecreëerd, gedeeld en opgeslagen in (veilige?) applicaties en op (privé?) apparaten.

In dit blog leggen we uit waarom inzicht in digitale informatie juist nú zo belangrijk is.

 

Waarom is inzicht in digitale informatie juist nu belangrijk?

Omdat informatie nu digitaal toegankelijk moet zijn voor thuiswerkers

Thuiswerken, wanneer mogelijk” werd dit jaar de norm, als gevolg van de Covid19-maatregelen. Voor veel organisaties en medewerkers een ingrijpende omschakeling. Niet alle medewerkers hadden direct de juiste apparatuur thuis tot hun beschikking. Bovendien was de online toegang tot de broodnodige  informatie om je werk te kunnen doen niet op orde. Een organisatie moet weten in welke applicaties welke informatie staat om deze informatie toegankelijk te maken voor thuiswerkers.

 

Omdat er nu overal digitale informatie gecreëerd gedeeld en opgeslagen wordt

Thuiswerkers creëren en delen informatie digitaal. Het is belangrijk inzicht hebben in de digitale informatie die nu gecreëerd gedeeld en opgeslagen wordt. In welke applicaties staat deze informatie en op welke apparaten wordt het bewaard?

 

Omdat wettelijke taken gewoon doorlopen

Omdat wettelijke taken gewoon doorlopen.In deze gekke tijden blijft overzicht, grip en controle op informatiebeheer een belangrijke voorwaarde voor verantwoord informatiebeheer. Hoe zo’n overzicht eruit hoort te zien, is vastgelegd in de Archiefregeling: “De zorgdrager zorgt ervoor dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. (Archiefregeling, art. 18, lid 1).

 

Hoe krijg ik inzicht in digitale informatie?

Het in beeld brengen van digitale informatie is best complex en het kost tijd en geld. Met de Monitor Digitale Informatie heb je sneller inzicht in de aard en omvang van digitale informatie. Je ziet in één opslag:

  • Hoeveel informatie bewaard moet worden
  • In welke applicaties die informatie zit
  • Hoeveel terabyte het is
  • Welke risico’s de digitale informatie loopt en welke maatregelen je moet treffen
  • Wat de kosten zijn

 

Wat biedt de Monitor Digitale Informatie?

De Monitor Digitale Informatie is in 2018 ontwikkeld, met als doel om jaarlijks inzicht te hebben in de aard en de omvang van digitale informatie, de risico’s en de kosten. De Monitor Digitale Informatie is nu al actief bij meer dan 40 organisaties.

Inzicht in kwantiteit en kwaliteit

De Monitor Digitale Informatie biedt inzicht in de aard en omvang van digitale informatie. In één oogopslag zie je hoeveel digitale informatie er is en in welke applicaties of opslagmedia het zit. Hierbij moet je denken aan vakapplicaties, netwerkschijven, DVD’s, cd-roms en USB’s.

Inzicht in bewaren of vernietigen

Informatie moet je bewaren of vernietigen. Daarvoor zijn wettelijke bewaar- en vernietigingstermijnen. Met de Monitor Digitale Informatie zie je in een keer hoeveel informatie er bewaard of vernietigd moet worden.

Inzicht in applicaties en bestandsformaten

Overheidsorganisaties moeten digitale informatie bewaren en beheren zodat deze informatie beschikbaar, toegankelijk, leesbaar en bruikbaar blijft. Ook over 20, 30 of 100 jaar is de digitale informatie van nú nodig voor beleid en bestuurlijke verantwoordelijkheid. Die informatie zit versnipperd in vele applicaties, zoals e-mail, netwerkschijven, vakapplicaties, documentmanagementsystemen en zaaksystemen. Wist je dat een middelgrote organisatie al gauw zo’n 15 applicaties heeft waar belangrijke informatie in zit!

Inzicht in risico’s en kosten

Informatie en applicaties zijn continu in beweging. Dat brengt risico’s met zich mee. Denk eens aan de risico’s van applicaties die niet meer ondersteund worden door de leverancier, zoals binnenkort de zaaksuite van Green Valley of het taaksysteem van Centric.

Daarnaast zijn er ook risico’s op het gebied van duurzaamheid als bestandsformaten verouderd zijn.

En risico’s op het gebied van privacy (AVG), bijvoorbeeld als blijkt dat er persoonsgegevens bewaard worden die allang vernietigd hadden moeten zijn.

De Monitor Digitale Informatie zien welke applicaties in jouw organisatie belangrijke informatiebestanden bevatten. Zo heb je altijd in beeld waar de risico’s zitten en zodat je maatregelen kan treffen.

Kortom

Kortom, de Monitor Digitale Informatie maakt inzichtelijk welke informatie je moet beheren, opschonen of migreren naar een veilige(re) opslag. De kosten en de risico’s zijn direct in beeld en op een voor iedereen begrijpelijke manier gepresenteerd.

 

Hoe werkt de Monitor Digitale Informatie?

Aanpak

Na een intakegesprek en een korte instructiesessie kan je al aan de slag. Met de MDI-invullijst verzamel je makkelijk en gestructureerd de gegevens. Vervolgens verwerken wij de resultaten in een heldere rapportage. Met minimale inspanning van jouw organisatie heb je snel en gemakkelijk inzicht in digitale informatie.

Invullijst

De MDI-invullijst is opgesteld in nauwe samenwerking met de archiefinspectie en in de praktijk al getoetst door meer dan 40 organisaties. De invullijst heeft een praktische instructiebijlage en digitale helpfunctionaliteit.

Altijd actueel

Herhaal de uitvraag regelmatig, zodat je altijd een actueel en volledig beeld hebt van kwaliteit, omvang, kosten en risico’s van de digitale informatie in jouw organisatie.

 

Aan de slag!

Wil jij ook snel inzicht in digitale informatie bij jouw organisatie? Neem nu contact op en start nog in 2020 met de Monitor Digitale Informatie.

Contact

Neem nu contact op voor een vrijblijvend gesprek.