Inzicht in de risico’s van digitale informatie

Belangrijke digitale informatie moet toegankelijk blijven over tientallen of zelfs honderden jaren. Speciale gegevens, zoals persoonsgegevens, moeten veilig bewaard blijven. En bepaalde informatie moet openbaar gemaakt worden.

Risico’s digitale informatie

We hebben tijdens COVID-19 de voordelen gezien van de mogelijkheden die digitaal samenwerken biedt. Maar, eerlijk is eerlijk, er gaan ook risico’s gepaard met digitaal informatiebeheer en de opslag van digitale informatie.

Incompleet

Eén van de grootste risico’s is dat digitale informatie vaak incompleet is. Daarnaast zit de informatie verspreid over meerdere applicaties, waardoor het moeilijk is om een volledig (klant-)beeld te krijgen. Dit kan leiden tot frustratie en kostbare tijdverspilling van medewerkers bij het zoeken naar ontbrekende stukjes informatie.

Verouderde applicaties

Bovendien kunnen applicaties verouderd raken en uiteindelijk niet meer compatibel zijn met de nieuwste systemen.  Zo kan belangrijke informatie verloren gaan in verouderde systemen. Dit maakt het vinden van informatie een enorme uitdaging en kan zelfs leiden tot het verlies van cruciale gegevens.

Juiste versie

Een ander risico is dat het moeilijk kan zijn om de juiste versie van informatie te vinden. In een omgeving waar verschillende mensen tegelijkertijd aan documenten werken, kan het lastig zijn om te bepalen welke versie de meest recente en juiste is. Dit kan verwarring en zelfs fouten veroorzaken, met potentieel verstrekkende gevolgen.

Juiste bewaarfuncties

Daarnaast kan het bewaren van informatie in de huidige applicaties problematisch zijn. Sommige systemen bieden namelijk niet de juiste bewaarfunctionaliteit (RMA).

Exportfunctie

Een ander nijpend probleem is dat het niet bij alle applicaties mogelijk is om informatie uit de applicatie te exporteren. Het is essentieel dat informatie toegankelijk is en eenvoudig kan worden gemigreerd naar andere systemen. Als dit niet mogelijk is, kan belangrijke informatie verloren gaan en komt de continuïteit in gevaar.

Monitor Digitale Informatie biedt inzicht in digitale informatie

De Monitor Digitale Informatie (MDI) biedt antwoorden op cruciale vragen, zoals de hoeveelheid informatie, de applicaties waarin deze zich bevindt en de risico’s die ermee gepaard gaan. Deze inzichten stellen je in staat om passende maatregelen te nemen en beleid te ontwikkelen op basis van volledige en juiste informatie.

Bovendien draagt de MDI bij aan bewustzijn en draagvlak voor het belang van goed informatiebeheer. Met de MDI kan je “het gesprek aangaan” op alle niveaus en in alle geledingen, zodat je samen kan werken aan effectief digitaal informatiebeheer en -opslag.

Belangrijkste keuzes

Voor de komende jaren staan we voor belangrijke keuzes, en de MDI biedt je inzicht om deze keuzes weloverwogen te maken. Bepaal hoeveel opslagruimte er in de toekomst nodig is, welke applicaties onderhouden moeten worden, welke informatie je kan migreren, uitplaatsen of overbrengen naar een e-Depot. Identificeer de risico’s en neem nu alvast passende maatregelen. Maak een inschatting van de benodigde middelen voor het bewerken van digitale informatie. Zo heb je, niet onbelangrijk, direct inzicht in de kosten van digitaal informatiebeheer en -opslag.

Met MDI heb je voldoende inzicht in de risico’s van digitale informatiebeheer en digitale informatieopslag om een solide basis te leggen voor een efficiëntere, veiligere en goed georganiseerde digitale informatiehuishouding. Laten we deze uitdaging aangaan en samen bouwen aan een betere toekomst voor digitaal informatiebeheer.