Gebruiksvriendelijke IT-systemen voor effectief informatie- en archiefbeheer

 

Informatie- en archiefbeheersystemen

Bij Van Kaliber begrijpen we hoe belangrijk het is om gebruiksvriendelijke informatiebeheersystemen te hebben die voldoen aan de regels, zoals de AVG en de Archiefwet. Onze projectleiders en experts zijn gespecialiseerd in het implementeren van zulke systemen, zoals SharePoint, DMS, Zaaksystemen, Preservica, De Ree en Divault. We zorgen ervoor dat iedereen in jouw organisatie probleemloos kan werken met deze systemen, zodat de informatiestromen soepel verlopen.

 

Onze aanpak en expertise

Onze beproefde aanpak kenmerkt zich door sterke betrokkenheid en een gestructureerde, resultaatgerichte werkwijze. Onze experts hebben verschillende certificaten, zoals Prince II Practitioner, MSP Practitioner, Agile/Scrum Master, Lean Black Belt Six Sigma en Archimate. We zorgen ervoor dat jouw doelen helder zijn en vertalen ze naar goede resultaten.

 

Met onze jarenlange ervaring en zorgvuldigheid zorgen we ervoor dat alles snel en soepel verloopt, wat essentieel is voor het succes van de systemen.

 

Onze diensten:

Implementatie in de praktijk

Onze projectleiders helpen jouw organisatie stap voor stap bij het invoeren van de systemen. Zo kunnen jouw medewerkers er na de invoering zelf mee verder.

 

Inrichting

Van Kaliber heeft ruime ervaring met het (her-)inrichten van gebruiksvriendelijke informatiebeheersystemen. We zorgen ervoor dat jouw systeem voldoet aan de eisen van de AVG en de Archiefwet, terwijl het ook gebruiksvriendelijk blijft voor de gebruikers.

 

Migratie

Als je van een oud systeem naar een nieuw systeem gaat, is een migratie vanuit het oude systeem vaak vereist. Onze experts zorgen ervoor dat jouw data op een gestructureerde manier wordt overgebracht, zonder verlies van informatie.

 

Training

Goed opgeleide medewerkers zijn essentieel voor een succesvolle implementatie. Onze trainers hebben veel ervaring in het overbrengen van kennis en digitale vaardigheden aan zowel applicatiebeheerders als eindgebruikers.

 

Beheer

We zorgen niet alleen voor een vlekkeloze implementatie, maar ook voor een efficiënt beheer van de systemen op lange termijn. Zo blijft alles optimaal functioneren en zijn eventuele problemen snel verholpen.

 

Doorontwikkeling

De digitale wereld staat niet stil en jouw organisatie ook niet. Wij zorgen ervoor dat jouw systemen altijd bij de tijd zijn en goed passen bij wat jouw organisatie nodig heeft.

 

Waarom kiezen voor Van Kaliber?

Bij Van Kaliber weten we dat goede informatie- en archiefbeheersystemen van onschatbare waarde zijn voor een organisatie. Ze moeten makkelijk te gebruiken zijn en aan alle regels voldoen. Daarnaast zorgen goed opgeleide medewerkers, heldere processen, procedures en beleid voor een kostenbesparing, optimale informatiestromen en continuïteit. Met onze expertise en ervaring bieden wij jou de juiste ondersteuning om deze voordelen te realiseren.

 

Kortom, bij Van Kaliber kun je rekenen op een partner die begrijpt wat er nodig is voor effectief informatiebeheer met gebruiksvriendelijke systemen die naadloos aansluiten op jouw organisatie. Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe we jou kunnen helpen.

Klantcases

Opzetten e-Depot voor Erfgoed Leiden en Omstreken

Erfgoed Leiden en Omstreken wilde een e-Depot als digitale archiefbewaarplaats. Van Kaliber hielp bij het kiezen van de beste oplossing. We begeleidden de marktconsultatie en aanbesteding en richtten vervolgens Preservica in als e-depotvoorziening. Daarnaast zetten we de beheerorganisatie en het functioneel applicatiebeheer op en verzorgden we trainingen voor alle betrokken medewerkers.

 

“Erfgoed Leiden heeft na een grondige voorbereiding en een zorgvuldige aanbestedingsprocedure gegund. Met de aanschaf van deze e-depotvoorziening zet Erfgoed Leiden een belangrijke stap op weg naar een digitale archiefbewaarplaats”.

Gemeente Elburg – Moderne informatiestromen en digitale werkprocessen

Van Kaliber ondersteunde Gemeente Elburg bij het moderniseren van hun informatiestromen en werkprocessen. We leidden een succesvolle Europese aanbesteding en implementeerden een zaaksysteem ter vervanging van het DMS. We richtten de digitale werkprocessen en een digitaal archief in conform archiefregelgeving. Met nauwe samenwerking en uitgebreide training verliep de organisatiebrede implementatie vlot. Het resultaat: verbeterde efficiëntie en samenwerking tussen afdelingen, een betrouwbaar archiefbeheer en tevreden medewerkers.

Doorontwikkeling zaakgericht werken

Bij de Omgevingsdienst Rivierenland kwam het zaakgericht werken met het zaaksysteem niet van de grond. In samenwerking met de medewerkers ging Van Kaliber aan de slag om de verbeterpunten zichtbaar te maken. Met behulp van Lean Management werden de knelpunten geïdentificeerd en oplossingen gevonden. Dit resulteerde in aanpassingen van de inrichting van het zaaksysteem en een verbeterde werkwijze. Dankzij deze doorontwikkeling kon de Omgevingsdienst Rivierenland profiteren van zaakgericht werken. Medewerkers waren tevreden met de nieuwe aanpak en het zaaksysteem werd nu efficiënter benut.

Succesvolle Inrichting en Opleiding e-Depot bij West-Brabants Archief

Bij het West-Brabants Archief nam Van Kaliber de rol van kwartiermaker op zich. Dit behelsde de inrichting van hun nieuwe e-Depot in Preservica. Ook namen we de eerste maanden het functioneel applicatiebeheer van Preservica op ons.

We betrokken de medewerkers vanaf het begin en met ons speciaal ontwikkelde trainingsprogramma waren ze binnen no-time volledig vertrouwd met hun nieuwe e-Depotvoorziening in Preservica.

Het West-Brabants Archief heeft nu een goed functionerend en gebruiksvriendelijk e-Depot. De medewerkers zijn enthousiast en voelen zich zelfverzekerd in het gebruik van Preservica. Het West-Brabants Archief is klaar om hun waardevolle digitale archieven te bewaren en toegankelijk te maken voor de toekomst.

 

Succesvolle Testopnames in het e-Depot van Erfgoed Leiden en Omstreken

Van Kaliber heeft Erfgoed Leiden begeleid bij het uitvoeren van testopnames in hun e-Depot. We ontwikkelden een gestandaardiseerde methode voor het opnemen van archieven van de aangesloten archiefvormers, zoals de gemeenten Leiden, Katwijk, HLTsamen en de Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg. Het betrof verschillende soorten archieven zoals ruimtelijke plannen, websitearchieven, netwerkschijven, videotulen, particuliere archieven, bouwvergunningen en een zaaksysteem van.

Erfgoed Leiden is nu in staat om op een georganiseerde en efficiënte manier deze waardevolle informatie te bewaren en toegankelijk te maken in hun e-Depot.

Opzetten e-Depot voor Erfgoed Leiden en Omstreken

Erfgoed Leiden en Omstreken wilde een e-Depot als digitale archiefbewaarplaats. Van Kaliber hielp bij het kiezen van de beste oplossing. We begeleidden de marktconsultatie en aanbesteding en richtten vervolgens Preservica in als e-depotvoorziening. Daarnaast zetten we de beheerorganisatie en het functioneel applicatiebeheer op en verzorgden we trainingen voor alle betrokken medewerkers.

 

“Erfgoed Leiden heeft na een grondige voorbereiding en een zorgvuldige aanbestedingsprocedure gegund. Met de aanschaf van deze e-depotvoorziening zet Erfgoed Leiden een belangrijke stap op weg naar een digitale archiefbewaarplaats”.

Succesvolle Testopnames in het e-Depot van Erfgoed Leiden en Omstreken

Van Kaliber heeft Erfgoed Leiden begeleid bij het uitvoeren van testopnames in hun e-Depot. We ontwikkelden een gestandaardiseerde methode voor het opnemen van archieven van de aangesloten archiefvormers, zoals de gemeenten Leiden, Katwijk, HLTsamen en de Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg. Het betrof verschillende soorten archieven zoals ruimtelijke plannen, websitearchieven, netwerkschijven, videotulen, particuliere archieven, bouwvergunningen en een zaaksysteem van.

 

Erfgoed Leiden is nu in staat om op een georganiseerde en efficiënte manier deze waardevolle informatie te bewaren en toegankelijk te maken in hun e-Depot.