ICT wordt steeds complexer en informatie is overal. De overgang naar digitaal werken betekent extra druk op de ICT- en informatiemedewerkers.
Van Kaliber levert kennis, advies, projectleiding en implementatiediensten op het gebied van digitaal archiefbeheer. Met meer dan 20 jaar ervaring in digitaal informatiemanagement en archiefbeheer bij overheidsorganisaties, weten wij alles over het correct archiveren van informatie.
Onze aanpak kenmerkt zich door een sterke betrokkenheid en een gestructureerde, resultaatgerichte werkwijze. Onze adviseurs en projectleiders vertalen jouw doelstellingen naar heldere resultaten en realiseren deze op een verantwoorde en resultaatgerichte wijze.
Start je een nieuw project? Wil je weten wat de kosten, baten en de risico’s zijn? Wij verzorgen een betrouwbare analyse. Met onze business case heb je snel een grondige onderbouwing in handen.
Zoek jij hulp bij het opstellen van de business case voor het aanschaffen, implementeren, uitfaseren van een applicatie? De migratie naar SharePoint? Of voor het opschonen/bevriezen van de netwerkschijven? Neem met ons contact voor een verkennend gesprek! Lees meer >
Nieuwe ontwikkelingen, in de maatschappij, ICT en informatiebeveiliging, beïnvloeden de werkprocessen. Onze gecertificeerde processpecialisten (Lean Six Sigma Black Belt) optimaliseren jouw processen. Wij brengen de processen in kaart. Wij gaan samen met jouw medewerkers aan de slag met de customer journey. Deze aanpak brengt jouw organisatie in beweging en levert direct meetbaar resultaat op.
Voldoet jouw digitaal archief aan de wet- en regelgeving op het gebied van digitaal archiveren? Ieder bedrijf, organisatie of instantie is verplicht te voldoen aan de wet- en regelgeving op het gebied van digitaal archiveren. Zo moet je rekening houden met de bewaartermijnen. Bedrijven of organisaties die met persoonsgegevens werken zijn volgens de AVG verplicht om die gegevens op termijn te verwijderen. Van Kaliber zorgt ervoor dat het records management binnen jouw organisatie volledig binnen de regels en verplichtingen van de wet verloopt.
Belangrijke digitale informatie moet over 100 jaar ook nog beschikbaar zijn. In het digitale tijdperk gaan de ontwikkelingen snel. Bestandsformaten van nu, kunnen we over een aantal jaar niet meer openen. Wij adviseren en helpen je bij het de optimalisatiemogelijkheden voor de kwaliteit van informatie.
Heeft jouw organisatie nog geen een Besluit Vervanging? Ben je al wel begonnen met het handboek, maar loop je vast? Komt er binnenkort een nieuwe applicatie en wacht je daarom? Dat hoeft niet! Van Kaliber heeft veel ervaring en maakt snel en zorgvuldig het Handboek Vervanging voor je en het begeleid je bij het bestuurlijke traject.
Van Kaliber begeleidde de gemeente bij het opstellen van een metadataschema op basis van TMLO. Op basis van een helder stappenplan werd binnen korte tijd een metadataschema opgesteld voor het zaaksysteem van de gemeente. Dit schema is het uitgangspunt voor de overdracht van de te bewaren zaken naar het e-depot van het Noor Hollands Archief.
Van Kaliber adviseert de Sociale Verzekeringsbank (SVB) over het records management, waardoor zij weer op de juiste manier verder kunnen.
Van Kaliber hielp de SVB met het opstellen van Handboek Vervanging.
Van Kaliber gaf advies over de inbedding van recordmanagementfunctionaliteit bij de aanbestedingen en inrichting van applicaties, zoals een personeelssysteem, financiële applicatie en de primaire applicatie van de SVB.
Van Kaliber begeleidde de gemeente bij het opstellen van het Handboek Vervanging / Technische paragraaf beeldkwaliteit.
Tevens beschreef Van Kaliber het scanproces ten behoeve van vervanging uitvoeren en rapporteren technische test o.a. beeldkwaliteit, scanapparatuur.
In 2019 heeft Van Kaliber samen met het DIV-team de scanprocedures opgesteld en de technische inrichting van de nieuwe scanner ingeregeld.
Vervolgens heeft Van Kaliber het Handboek Vervanging opgesteld dat onderdeel is van het vervangingsbesluit van de gemeente.
In 2023 ondersteunt Van Kaliber de gemeente Noordwijk bij de seriematige vervanging van raadsinformatie en update huidige handboek routinematige vervanging.
Behaalde resultaten:
Van Kaliber maakte de procesbeschrijving voor het digitaliseren en substitueren van de papieren, historische bouwdossiers van de gemeente Leiden van 1929 – 2010 (ongeveer 1 strekkende kilometer) volgens de wettelijke eisen die aan vervanging worden gesteld,
Om de online raadpleging van de digitale informatie in het e-depot te optimaliseren, heeft het Noord-Hollands Archief een gebruikersonderzoek uitgevoerd. Doel van dit onderzoek was een indruk te krijgen van de gebruikerservaring van drie doelgroepen (ambtenaren van de aangesloten gemeenten, studiezaalmedewerkers en onderzoekers). In het onderzoek is hen gevraagd naar hun ervaringen bij het zoeken en raadplegen in de collecties in het e-Depot via de huidige zoekfunctionaliteit op de website van het NHA. Het onderzoek leidde tot een aantal interessante bevindingen. Hieruit is selectie gemaakt om een betere online raadpleegvoorziening te realiseren.
Van Kaliber heeft projectleiding verzorgd en inhoudelijke expertise geleverd voor de onderzoeksopzet.
Van Kaliber heeft het plan van aanpak gemaakt, projectleiding verzorgd en het eindrapport geschreven over de duurzame toegang van audiovisuele verslaglegging.
“De actieve en betrokken houding van de mensen van Van Kaliber vormde een prettig ingrediënt in de onderlinge samenwerking.”
W. Schoonaard, Gemeente Haarlem
“Ik zou Van Kaliber ook zeker aanraden. Kundige medewerkers met veel inhoudelijke kennis en, heel belangrijk, prettig in de omgang.”
T. van Dooijeweert
“Met name door sterke inzet op communicatie is het project een succes geworden”.
