Overzicht in digitaal archief

ICT wordt steeds complexer en informatie is overal. De overgang naar digitaal werken betekent extra druk op de ICT- en informatiemedewerkers. De veranderingen volgen elkaar in hoog tempo op.

Common ground, KIDO, archiving by design: het is bijna onmogelijk om alle kennis in eigen huis paraat te hebben. Ondertussen gaan de dagelijkse werkzaamheden gewoon door. Wij bieden de inhoudelijke kennis en ervaring op het moment dat jij die nodig hebt.

Wet- en regelgeving records management

Voldoet jouw digitaal archief aan de wet- en regelgeving op het gebied van digitaal archiveren? Ieder bedrijf, organisatie of instantie is verplicht te voldoen aan de wet- en regelgeving op het gebied van digitaal archiveren. Zo moet je rekening houden met de bewaartermijnen. Bedrijven of organisaties die met persoonsgegevens werken zijn volgens de AVG verplicht om die gegevens op termijn te verwijderen. Van Kaliber zorgt ervoor dat het records management binnen jouw organisatie volledig binnen de regels en verplichtingen van de wet verloopt.

Datakwaliteit en bestandsformaten

Het nut van correct archiveren is dat belangrijke informatie ook over 100 jaar nog beschikbaar is. In het digitale tijdperk gaan de ontwikkelingen snel. Bestandsformaten van nu, kunnen we over een aantal jaar niet meer openen. Wij adviseren en helpen je bij het de optimalisatiemogelijkheden voor de kwaliteit van records.

Expertise Van Kaliber

Van Kaliber levert kennis, advies, projectleiding en implementatiediensten op het gebied van digitaal archiefbeheer. Met meer dan 20 jaar ervaring in digitaal informatiemanagement en archiefbeheer bij overheidsorganisaties, weten wij alles over het correct archiveren van informatie.

Onze aanpak kenmerkt zich door een sterke betrokkenheid en een gestructureerde, resultaatgerichte werkwijze. Onze adviseurs en projectleiders vertalen jouw doelstellingen naar heldere resultaten en realiseren deze op een verantwoorde en resultaatgerichte wijze.

Recordmanagement in de praktijk

Handboek vervanging
Heeft jouw organisatie nog geen een Besluit Vervanging? Ben je al wel begonnen met het handboek, maar loop je vast? Komt er binnenkort een nieuwe applicatie en wacht je daarom? Dat hoeft niet! Van Kaliber heeft veel ervaring en maakt snel en zorgvuldig het Handboek Vervanging voor je en het begeleid je bij het bestuurlijke traject.

Businesscase
Start je een nieuw project? Wil je weten wat de kosten, baten en de risico’s zijn? Wij verzorgen een betrouwbare analyse. Met onze business case heb je snel een grondige onderbouwing in handen.

Processen beschrijven
Nieuwe ontwikkelingen, in de maatschappij, ICT en informatiebeveiliging, beïnvloeden de werkprocessen. Onze gecertificeerde processpecialisten brengen processen in kaart. Wij gaan samen met jouw medewerkers aan de slag. Zij kennen de processen het beste. Deze aanpak brengt jouw organisatie in beweging en levert direct meetbaar resultaat op.

Klantcases

TMLO-mapping Verseon metadataschema
Van Kaliber hielp de gemeente bij het opstellen metadataschema op basis van TMLO.

Van Kaliber begeleidde de gemeente bij het opstellen van een metadataschema op basis van TMLO. Op basis van een helder stappenplan werd binnen korte tijd een metadataschema opgesteld voor het zaaksysteem van de gemeente. Dit schema is het uitgangspunt voor de overdracht van de te bewaren zaken naar het e-depot van het Noor Hollands Archief

Van Kaliber adviseert de Sociale Verzekeringsbank (SVB) over het records management, waardoor zij weer op de juiste manier verder kunnen. Van Kaliber hielp de SVB met het opstellen van Handboek Vervanging en gaf advies over de inbedding van recordmanagementfunctionaliteit bij de aanbestedingen en inrichting van applicaties, zoals een personeelssysteem, financiële applicatie en de primaire applicatie van de SVB.

Besluit / Handboek vervanging
Gezamenlijk met het team DIV hebben we de scanprocedures opgesteld en de technische inrichting van de nieuwe scanner ingeregeld. Vervolgens heeft Van Kaliber het Handboek Vervanging opgesteld dat onderdeel is van het vervangingsbesluit van de gemeente

Coaching en inwerken van projectmanager/recordmanager DIV
Inrichten elektronische handtekening

Besluit Vervanging bouwvergunningen
Opstellen handboek vervanging voor de digitalisering van één strekkende kilometer archief, conform de richtlijnen van Metamorfoze Light.

Wat klanten zeggen

“De actieve en betrokken houding van de mensen van Van Kaliber vormde een prettig ingrediënt in de onderlinge samenwerking.”

“Ik zou Van Kaliber ook zeker aanraden. Kundige medewerkers met veel inhoudelijke kennis en, heel belangrijk, prettig in de omgang.”

“Met name door sterke inzet op communicatie is het project een succes geworden”.