Digitaal archief & E-depot

Overheidsorganisaties moeten digitale informatie bewaren en beheren zodat deze informatie beschikbaar, toegankelijk, leesbaar en bruikbaar blijft. Ook over 20, 30 of 100 jaar is de digitale informatie van nú nodig voor beleid en bestuurlijke verantwoordelijkheid.

Bij het opslaan, beheren en verwerken van digitale informatie staat veiligheid voorop. Je wilt je bedrijfsgegevens, klantgegevens en gevoelige informatie zorgvuldig beschermen. Van Kaliber biedt volledige ontzorging voor de digitale archivering van jouw organisatie.

● Voldoet aan alle wetgeving op het gebied van dataverwerking en archivering (AVG, Archiefwet, Wet Openbare Overheid)
● Beschermde informatie is alleen beschikbaar voor geautoriseerde personen
● Veilig onderscheid tussen vertrouwelijke en openbare informatie
● Jouw digitaal archief is toegankelijk en doorzoekbaar.

Expertise Van Kaliber

Van Kaliber levert kennis, advies, projectleiding en implementatiediensten op het gebied van digitale duurzaam archivering en beschikbaarstelling.
Onze beproefde aanpak kenmerkt zich door een sterke betrokkenheid en een gestructureerde, resultaatgerichte werkwijze.
We baseren ons op (inter-)nationale best practices en standaarden, zoals het ISO 14721:2012 OAIS-referentiemodel, PRONOM-register en kennis uit ons netwerk. We houden rekening met de Archiefwet, de AVG en de landelijke standaarden.

Wij werken volgens een gestructureerde aanpak en zijn gecertificeerd Prince II Practitioner, MSP Practitioner, Agile/Scrum Master, Lean Black Belt Six Sigma en Enterprise Architectuur Archimate.

Onze adviseurs, programmamanagers en projectleiders vertalen uw doelstellingen naar heldere resultaten en realiseren deze op een verantwoorde en resultaatgerichte wijze.
Door onze jarenlange ervaring en zorgvuldigheid creëren we snelheid en draagvlak.

Marktconsultatie e-depot

Met een marktconsultatie bereid je je voor op een aanbesteding. Na een marktconsultatie weet je wat er in de markt te koop is en voorkom je dat er geen enkele partij inschrijft op de aanbesteding, omdat je onmogelijke eisen en wensen hebt gesteld. Voor de marktpartijen is het voordeel dat ze een goed beeld krijgen van jouw vraag en de uitgangssituatie van jouw organisatie. Een marktconsultatie is niet vrijblijvend! Van Kaliber begeleid je tijdens de procedure. Vraag nu de checklist marktconsultatie aan!

Aanbesteding e-depot

Wij begeleiden je (Europese) aanbesteding voor een e-depotvoorziening, desgewenst van het begin tot het einde. Van visieformulering, opstellen programma van eisen en wensen, tot leveranciersmanagement. Wij bieden structuur en zekerheid. Wij kennen de markt. Je weet wat je koopt.

Opzetten e-depot

Een e-depot is meer dan alleen ICT. Een e-depot is een geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.

Wij maken samen met jou een plan voor jouw digitaal archief. We adviseren over de veilige opslagmogelijkheden, de structuur en de toegankelijkheid zodat de informatie ook makkelijk te vinden is.

Inrichten e-depot

Wij zorgen ervoor dat jouw e-depotvoorziening snel startklaar staat en nemen je het moeilijke werk uit handen.

We richten samen met jou de administrator- en databeheerstaken in. We baseren ons hierbij op (inter-)nationale best practices en standaarden, zoals het ISO 14721:2012 OAIS-referentiemodel, PRONOM-register en kennis uit ons netwerk. We werken conform de Archiefwet, de AVG en de landelijke standaarden op het gebied van informatiebeveiliging.

We richten ook de beheerorganisatie in. Met de juiste mensen op de juist plek beschrijven we de processen en zorgen ervoor dat er heldere werkafspraken komen en iedereen weet wat hij of zij moet doen.

Training e-depot

Een (nieuw) e-depot kan niet zonder goed getrainde beheerder en gebruikers.
Wij zorgen ervoor dat iedereen die met het e-depot werkt goed kan omgaan met de nieuwe software, werkprocessen en werkafspraken, dankzij een effectieve training. Niet alleen de beheerders van het e-depot, maar ook de raadplegers, aanleverende partijen en de archiefinspectie.

E-depot beheer

Onze ervaren e-depotbeheerders werken op het snijvlak van ICT, informatie en archiefbeheer. Zij vertalen de inhoudelijke vragen van erfgoedinstellingen, gemeenten, omgevingsdiensten en andere instellingen naar de technische en functionele eisen op het gebied van ICT en informatieveiligheid.

Wij verzorgen de opname van het archief in het e-depot.

Daarnaast voeren we het dagelijks beheer van het e-depot, de zogenaamde Admin-taken. We monitoren actief alles wat er in en rondom het e-depot gebeurt en zorgen ervoor dat jouw archief veilig en toegankelijk is.

Metadatamapping

Wij begeleiden je bij het opstellen van een metadataschema en het maken een data-mapping We gaan aan de slag op basis van een helder stappenplan en in samenwerking met de systeemeigenaar. En als het nodig is, betrekken we de leverancier erbij.
Begeleiding bij in het structureren van data
Wanneer je de stap maakt om archief te migreren naar een e-depot, kan je wel wat hulp gebruiken. Wij helpen je om de informatie voor te bereiden voor opname in het e-depot.

Wij hebben ervaring met de architectuur (OIAS-model) en metadata (o.a. TMLO/MDTO en het hiervan afgeleide ToPX XSD)

Datamigratie

Ben je de partij die informatie moet aanleveren aan een e-depot? Wij helpen je bepalen welke data volgens de wettelijke richtlijnen bewaard moet blijven en welke niet. We controleren de kwaliteit van de data (juiste bestandsformaten, voldoende metadata, juiste structuur). En indien nodig schonen we de data op, voorzien ze van de juiste metadata en zetten het klaar in de juiste structuur.

Export en ingest van de archiefstukken en metadatasets
Wij verzorgen de opname van het archief in het e-depot. Wij ondersteunen de volledige migratie van de informatie uit de bronsystemen naar het e-depot inclusief alle metadata, naar welk formaat dan ook. Wij gebruiken moderne tools om metadata te verrijken, structureren en in de juiste formaten aan te leveren (ToPX, sidecar, SIP/RIP).

Begeleiding bij het structureren van grote hoeveelheden data
Overheidsorganisaties, onderwijsinstellingen en de gezondheidszorg hebben te maken met grote hoeveelheden, vaak privacygevoelige informatie. Ook wanneer je een groot archief heeft met veel data, kunt je deze veilig archiveren en probleemloos opvragen in een e-depot. Ook bij het structureren van de informatie helpen we je graag.

Ingest services ruimtelijke plannen, netwerkschijven en meer
Ruimtelijke plannen, bouwvergunningen, videotulen. zaaksystemen, DMS, particulier archief, netwerkschijven. Deze informatie wil je veilig bewaren. Wij begeleiden je bij het structureren en migreren naar een veilige archiefbewaarplaats en nemen je het moeilijke werk uit handen.

Videotulen

Videotulen zijn digitale audiovisuele verslagen van raadsvergaderingen en moeten op de juiste manier worden gearchiveerd. Wist je dat de videotulen voor burgers toegankelijk moeten zijn? Wij begeleiden je bij het overbrengen van videotulen naar een veilige archiefbewaarplaats.

Ruimtelijke plannen archiveren?

Elke gemeente moet zélf de bestemmingsplannen archiveren. Omslachtig? Ja. Onmogelijk? Nee! Ruimtelijke plannen kan je duurzaam archiveren bijvoorbeeld in een e-depot. Een ruimtelijk plan bestaat uit een aantal bestanden in samenhang, waaronder GIS-bestanden. Wij zorgen ervoor dat ze veilig gearchiveerd worden en raadpleegbaar zijn voor medewerkers en burgers.

Lees hier de praktijkervaring van de gemeente Teylingen (HLTsamen) en Erfgoed Leiden en Omstreken met het opnemen van ruimtelijke plannen in het e-depot! OD06 Ruimtelijke plannen archiveren in e-depot

Netwerkschijf

Een netwerkschijf bevat veel verschillende soorten informatie. Een netwerkschijf is geen veilige plek voor belangrijke informatie. Ook informatie die persoonsgevens bevat kan niet goed gearchiveerd worden op een netwerkschijf. We helpen je met opschonen, ontdubbelen en zorgen ervoor dat de belangrijke informatie snel op een veilige plek wordt gearchiveerd en toch makkelijk raadpleegbaar is.

Website-archief

Informatie op een website wil je, of moet je van de Archiefwet, archiveren. Wij zorgen ervoor dat je website automatisch gearchiveerd wordt en bovendien goed online raadgpleegbaar blijft.

Waarom je voor ons kiest?

  • Ervaring bij archiefvormers én archiefbewaarplaatsen van lokale overheid, provincies en rijksoverheid
  • Kennis en ervaring van de gehele informatieketen: van visie en architectuur, projectleiding en aanbesteding en implementatie en opleiding, beheer en ingest, doorontwikkeling en kwaliteitszorg. Zowel technisch en functioneel
  • Praktisch, resultaatgericht, met oog voor de menselijke maat
  • Goede gesprekspartner op elk niveau door meer dan 20 jaar ervaring
  • Uitstekend trackrecord!

Klantcases

Opzetten e-depot
Van Kaliber verzorgt de projectleiding voor het opzetten van het e-depot van Erfgoed Leiden en Omstreken. We begeleidden de marktconsultatie en de aanbesteding. We richtten vervolgens de SaaS-oplossing in als e-depotvoorziening, zetten de beheerorganisatie en het functioneel applicatiebeheer op en trainden alle betrokken medewerkers.

“Erfgoed Leiden heeft na een grondige voorbereiding en een zorgvuldige aanbestedingsprocedure gegund. Met de aanschaf van deze e-depotvoorziening zet Erfgoed Leiden een belangrijke stap op weg naar een digitale archiefbewaarplaats”.

Testopnames e-depot
We begeleiden Erfgoed Leiden bij de succesvolle(test-)opnames van ruimtelijke plannen, websitearchief, netwerkschijf, videotulen, particulier archief, bouwvergunningen en een zaaksysteem van de bij Erfgoed Leiden aangesloten archiefvormers, zoals de gemeente Leiden, Katwijk, HLTsamen en de Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg.

Aanbesteding e-depotvoorziening
Van Kaliber begeleidde het West-Brabants Archief bij de inkoop van vervangende software. In het e-depot kunnen ambtenaren en burgers straks op een gebruiksvriendelijke manier (overheids-)informatie raadplegen.

Inrichting en opleiding e-depot
Als kwartiermaker verzorgt Van Kaliber de initiële inrichting van de e-depotvoorziening en neemt de eerste maanden het functioneel beheer voor zijn rekening.

De medewerkers van het West-Brabants Archief worden er vanaf het begin bij betrokken en mede door het speciaal ontwikkelde trainingsprogramma, zijn zij binnen drie maanden volledig up-and-running met hun nieuwe e-depotvoorziening.

Projectvoorstel e-depot
De Universiteit Leiden wil een e-depot inrichten en ontsluiten via website, zoeksystemen en samenwerkingssystemen. Marita Langerak interviewde alle stakeholders, analyseerde de risico’s en de impact op de architectuur, ICT, Processen en informatie(-systemen) uit en stelde het projectvoorstel met de business case op voor het inrichten van een e-Depot voor de lange termijn archivering.

Enterprisearchitectuur e-depot duurzame toegankelijkheid
Van Kaliber maakte een architectuurvisie voor het E-depot van de gemeente Breda. In de opgestelde architectuur wordt een duidelijke relatie gelegd tussen de duurzame toegankelijkheid van de informatie en de standaarden op dit gebied zoals GEMMA, ED3, OAIS en TMLO.

TMLO-mapping Verseon metadataschema
Van Kaliber begeleidde de gemeente bij het opstellen van een metadataschema op basis van TMLO. Op basis van een helder stappenplan werd binnen korte tijd een metadataschema opgesteld voor het zaaksysteem van de gemeente. Dit schema is het uitgangspunt voor de overdracht van de te bewaren zaken naar het e-depot van het Noor Hollands Archief

E-depot architectuur
Van Kaliber beschreef voor de gemeente Oldambt en Kampen de e-depot architectuur.

Business case e-depot
Voor het Streekarchief Voorne-Putten en de aangesloten gemeenten maakten we een projectvoorstel met een business case voor het opzetten van een e-depot voor duurzaam digitaal archiveren.

Business case e-depot
We maakten de business case rekenden de scenario’s door voor het aansluiten bij het e-depot Noord-Hollands Archief.

We begeleidden de Omgevingsdienst bij de aansluiting van op e-Depots van het Stadsarchief Amsterdam en het Noord-Hollands Archief.

Wat klanten zeggen

Marktconsultatie e-depot Erfgoed Leiden en Omstreken
“Eerst leek het ons wat omslachtig om een marktconsultatie te houden, maar het is zeer nuttig geweest. Heeft ons een goed beeld gegeven van de markt en ook duidelijkheid over onze vraagformulering”. 

Aanbesteding e-depotvoorziening West-Brabants Archief
“Het leven van onze negen deelnemende gemeenten wordt een stuk eenvoudiger wat betreft het uploaden van digitale documenten naar het archief in een groot aantal verschillende bestandsformaten”, aldus Wim Reijnders, directeur van het West-Brabants Archief. “We zijn in staat om online toegang te bieden aan zowel ambtenaren als burgers, en we zijn ervan overtuigd dat we onze digitale archieven op de meest duurzame manier kunnen opslaan, beheren en beschikbaar maken voor toekomstige generaties. “

Universiteit Leiden, Projectvoorstel digitaal archiveren e-depot
“Op basis van eerdere ervaringen heb ik Marita gevraagd om voor de Universiteit Leiden een projectvoorstel op te stellen voor het e-Depot als oplossing voor duurzaam digitaal archiveren. Marita heeft met enthousiasme en inzet hieraan gewerkt, met een scherp oog voor de ICT, processen en de organisatorische verhoudingen. Haar kennis en ervaring droegen eraan bij dat het project de doelstellingen haalde binnen de gestelde planning en budget is opgeleverd. Paul Baak, CEO KB&P