Erfgoed Leiden heeft na een grondige voorbereiding en een zorgvuldige procedure gegund aan Preservica, leverancier van preserveringsoftware. Op 11 januari 2019 ondertekenden Erfgoed Leiden en Omstreken en Preservica een overeenkomst.
Met de aanschaf van deze e-depotvoorziening zet Erfgoed Leiden een belangrijke stap op weg naar een digitale archiefbewaarplaats. Marita Langerak verzorgt sinds 2016 de projectleiding van het project “E-depot ELO opzetten”.
In 2016 is Erfgoed Leiden gestart met het opzetten van een e-depot. Er is ervaring opgedaan met het overbrengen en beheren van digitale archiefbestanden, zowel technisch en functioneel. In 2017 heeft Erfgoed Leiden een adviseur digitale archieven aangesteld, die de aangesloten gemeenten adviseert en begeleidt bij de voorbereidingen voor digitaal duurzaam archiveren. Daarnaast heeft Erfgoed Leiden samen met Roxit, het NHA en de HLTSamen een pilot uitgevoerd, waarin de ketentest van creatie tot digitale duurzame archivering van ruimtelijke plannen succesvol is doorlopen.