E-depot voor digitale duurzaamheid archieven

Overheidsorganisaties moeten digitale informatie bewaren en beheren zodat deze informatie beschikbaar, toegankelijk, leesbaar en bruikbaar blijft. Ook over 20, 30 of 100 jaar is de digitale informatie van nú nodig voor beleid en bestuurlijke verantwoordelijkheid.

Het bewaren van digitale informatie kan in een e-depot: een duurzame bewaarplaats voor digitale bestanden, zoals documenten, foto’s, films en kaarten. In 2018 heeft slechts 8% van de lokale overheidsinstellingen heeft een werkende e-depot. Maar daar komt snel verandering in.


Expertise Van Kaliber

Van Kaliber levert kennis, advies, projectleiding en implementatiediensten op het gebied van digitale duurzaam archivering en beschikbaarstelling. Door onze ervaring en zorgvuldigheid creëren we snelheid en draagvlak.

Onze aanpak kenmerkt zich door een sterke betrokkenheid en een gestructureerde, resultaatgerichte werkwijze. Onze adviseurs, programmamanagers en projectleiders vertalen uw doelstellingen naar heldere resultaten en realiseren deze op een verantwoorde en resultaatgerichte wijze.


Marktconsultatie e-depot

Een marktconsultatie is een goed middel om je voor te bereiden op een aanbesteding. Je weet beter wat er in de markt te koop is en voorkom je dat niemand inschrijft op de aanbesteding omdat je onmogelijke eisen en wensen hebt gesteld. Voor de marktpartijen is het voordeel dat ze een goed beeld krijgen van jouw vraag en de uitgangssituatie van jouw organisatie. Aan een marktconsultatie zijn uitgangspunten en randvoorwaarden verbonden. Van Kaliber begeleid je tijdens de procedure. Download hier gratis de checklist!


Begeleiding aanbesteding e-depot

Wij begeleiden uw (Europese) aanbesteding voor een e-depotvoorziening, desgewenst van het begin tot het einde. Van visieformulering, opstellen programma van eisen en wensen, tot leveranciersmanagement. Wij bieden structuur en zekerheid. Wij kennen de markt. U weet wat u koopt.


Second Opinion Aanbesteding e-depot

Liever zelf aan de slag met de aanbesteding van het e-depot?

Onze second opinion biedt een grondige check op de inhoudelijke, functionele & technische eisen en wensen, procedurele en relationele aspecten en inkoopwet- en regelgeving.  

Al begonnen met de aanbesteding, maar heb je vragen of twijjfelpunten?
Vastgelopen in de aanbesteding?
Strijd met de leverancier(s)?
Moeite met het maken van (contract-)afspraken?

Neem contact op en we helpen je op weg.


Inrichting en functioneel beheer e-depot

Van Kaliber biedt ondersteuning bij de inrichting en het dagelijks functioneel beheer van het e-depot . Onze kwartiermakers verzorgen de (initiele) inrichting van uw e-depot en zetten het functioneel applicatiebeheer op. Onze functioneel beheerders verzorgen voor u (tijdelijk) het dagelijks functioneel beheer.


Referenties:


  • Marktconsultatie e-depot Erfgoed Leiden en Omstreken

Van Kaliber begeleidde Erfgoed Leiden en Omstreken bij de marktconsultatie van het e-depot.

"Eerst leek het ons wat omslachtig om een marktconsultatie te houden,

maar het is zeer nuttig geweest. Heeft ons een goed beeld gegeven van de

markt en ook duidelijkheid over onze vraagformulering".


  • Aanbesteding e-depot Erfgoed Leiden en Omstreken
Van Kaliber begeleidde Erfgoed Leiden en Omstreken bij de aanbesteding van het e-depot.

"Erfgoed Leiden heeft na een grondige voorbereiding en een zorgvuldige procedure
gegund aan Preservica. Met de aanschaf van deze e-depotvoorziening zet
Erfgoed Leiden een belangrijke stap op weg naar een digitale archiefbewaarplaats".


  • Kwartiermaker inrichting SaaS-oplossing e-depot Erfgoed Leiden en Omstreken

Van Kaliber richtte de e-depotvoorziening in (o.a.autorisatiestructuur, contentstructuur, metadatastructuur) en zette het functioneel applicatiebeheer op.


  • Implemementatie en inrichting e-depot Erfgoed Leiden en Omstreken

Van Kaliber verzorgt de projectleiding tijdens de implementatie en inrichting van het e-depot van Erfgoed Leiden en Omstreken. Tijdens de implementatiefase zijn de medwerkers getraind en is de SaaS-oplossing uitgebreid getest. In de inrichtingsfase wordt het functioneel beheer, de beheerorganisatie en de beheerdocumentatie (processen, procedures, checklists). In het systeem worden o.a. de raadpleegfunctie, autorisatie en metadataschema's ingericht.


  • Projectvoorstel e-depot inrichten Universiteit Leiden

Universiteit Leiden wil een e-Depot inrichten en ontsluiten via website, zoeksystemen en/of samenwerkingssystemen. Marita Langerak beschreef in het projectvoorstel onder andere de business case, aanpak en projectfasering voor het inrichten van een e-Depot voor de lange termijn archivering.


  • Enterprisearchitectuur e-depot duurzame toegankelijkheid Stadsarchief Breda

Van Kaliber realiseerde een architectuurvisie voor het E-depot van de gemeente Breda. In de opgestelde architectuur wordt een duidelijke relatie gelegd tussen de duurzame toegankelijkheid van de informatie en de standaarden op dit gebied zoals GEMMA, ED3, OAIS en TMLO.


  • Projectleiding ketentest "Ruimtelijke bestanden in het e-depot" een samenwerking van Erfgoed Leiden en Omstreken, het Noord-Hollands Archief, gemeente Teylingen (HLTsamen) en softwareleverancier Roxit.

In de ketentest is aangetoond dat de digitale bestemmingsplannen van Teylingen vanuit de gemeentelijke applicatie (Dezta van Roxit) geëxporteerd en daarna geïmporteerd konden worden in het e-depot van het Noord-Hollands Archief. De bevindingen staan beschreven in dit rapport


  • Projectleiding pilot opname bouwdossier gemeente Leiden in e-depot Noord-Hollands Archief voor Erfgoed Leiden en Omstreken

In deze pilot onderzochten het Noord-Hollands Archief (NHA), Erfgoed Leiden en Omstreken (ELO) en de gemeente Leiden hoe ze digitaal archief naar een e-depot kunnen overbrengen. Alle bevindingen staan gepresenteerd in dit eindrapport. Onderdelen van de pilot:

  • Metadatamapping
  • Export van de archiefstukken en de metadatasets
  • Ingest in het e-depot
  • Processen en verantwoordelijkheden toetsen zoals beschreven in het overdrachtsprotocol


  • TMLO-mapping Verseon metadataschema Gemeente Haarlem

Opstellen metadataschema op basis van TMLO.


  • E-depot architectuur gemeenten Oldambt en Kampen

  • Monitor Digitale Informatie Regionaal Archief Alkmaar

Opzetten van de methodiek en uitvoeren van de Monitor Digitale Informatie. De Monitor Digitale Informatie geeft inzicht in de aard en de omvang (aantal terabyte) van de digitale informatie van de bij het RAA aangesloten archiefvormers.


  • Masterclasses en opleiding e-depot voor diverse organisaties, waaronder DiVault, Maandag, GO-Opleidingen

Otwikkelen en geven van cursussen, zoals: E-depot in 1 dag, Digitaal informatie- en archiefmanagement, Grip op (ongedeelde) informatie, LEAN in informatiemanagement.



Waarom u voor ons kiest?

  • Ervaring bij archiefvormende én archiefbewaarinstellingen (lokaal, regionaal en rijksoverheid)


  • Kennis en ervaring over de gehele domeinbreedte: van visie en architectuur, projectleiding en aanbesteding en implementatie en opleiding, beheer en ingest, doorontwikkeling en kwaliteitszorg. Zowel technisch en functioneel


  • Praktisch, resultaatgericht, met oog voor de menselijke maat


  • Goede gesprekspartner op elk niveau door meer dan 20 jaar ervaring


  • Uitstekend track record!