Key Points:
- Het e-depot is een archiefbewaarplaats voor langdurig te bewaren digitale informatie
- Het e-depot is voor rijksoverheid, gemeenten en archiefdiensten nog volop in ontwikkeling en geldt als een innovatief ontwerp
- Dit zijn de 3 grootste uitdagingen:
- Van pakketselectie naar operationeel e-depot
- Inzicht in digitale informatie
- Toegang tot het e-depot
Uitdaging 1: van pakketselectie naar operationeel e-depot
Te weinig lokale overheidsorganisaties hebben een e-depot
Het aantal aanbestedingen van e-depotvoorzieningen nam in 2018 flink toe. Onder andere het Regionaal Archief Alkmaar, Stadsarchief Breda, Westfries Archief en Erfgoed Leiden en Omstreken hebben een e-depot uitgevraagd. Ook in 2019 werden enkele aanbestedingen gedaan, onder andere door het Noord-Hollands Archief.
De focus komt nu op het operationaliseren van het e-depot. De inrichtingskeuzes bepalen in hoge mate de toegankelijkheid. Ook de opleiding van de betrokken medewerkers en de documentatie van de inrichtingskeuzes wordt vaak onderschat.
Uitdaging 2: Inzicht in digitale informatie
Er is onvoldoende inzicht in de aard en de omvang van (langdurig) digitaal te bewaren informatie
Het Regionaal Archief Alkmaar (RAA) nam in 2018 het voortouw en startte een inventarisatie; de Monitor Digitale Informatie. In februari 2019 zijn de eerste resultaten gepubliceerd. De bij het RAA aangesloten gemeenten, veiligheidsregio, GGD en het Hoogheemraadschap beantwoordden onder andere de volgende vragen: Hoeveel gigabyte (of terabyte?) aan digitale informatie is er? Wat zijn de bestandsformaten? In welke applicaties zit de informatie? Ook andere archiefinstellingen, gemeenten en lokale overheden laten jaarlijkse de Monitor Digitale Informatie uitvoeren.
De Monitor Digitale Informatie biedt:
- Inzicht in de verwachte instroom en een prognose van de groei van langdurig te bewaren informatie in de organisatie
- Overzicht van informatiebestanden die duurzaamheidsrisico’s lopen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan informatie op netwerkschijven, niet-gangbare bestandsformaten etc.
- Helpt om een inschatting te maken van de kosten en de risico’s van het beheer van informatie en het nemen van actie!
Digitale informatie op orde brengen kost tijd en geld
In 2018 en 2019 werd er in het e-depot, ondanks de goede voornemens, nog niet op grote schaal digitaal overgebracht of uitgeplaatst. Het is zeer de vraag of dat in 2020 wel gaat lukken.
Digitale informatie moet op orde zijn, voordat het in het e-depot gezet kan worden. Dat betekent net als bij papieren archief dat de informatie in goede, geordende en toegankelijke staat moet zijn. Want zolang de digitale informatie niet op orde is, heeft het geen zin om het in een e-depot te zetten.
Uitdaging 3: Toegang tot het e-depot is cruciaal
Gebruiker als uitgangspunt
De tijd dat toegang tot het archief via een inventaris voldoende was, zoals bij een papieren archief, is voorbij. Door de digitalisering van de samenleving willen burgers en ambtenaren met enkele klikken of een gericht zoekopdracht in no time, 24/7 de gewenst informatie zien.
Een digitaal archief, met al haar metadata, biedt zoveel zoekingangen en de gebruikers verwachten niet anders dan dat zij snel de gezochte informatie op hun scherm hebben. Door het gebruikersperspectief als uitgangspunt te nemen moet de digitale ontsluiting van informatie voor de diverse doelgroepen verbeteren.
Optimale toegang tot het e-depot, maar binnen de kaders van de wet
De vraagstukken rondom ‘wat mag je tonen en aan wie’ waren in 2019 actueler dan ooit, nu de focus komt te liggen op toegang tot digitale informatie in het e-depot.
Optimale toegang tot het e-depot, zal soms schuren met de wetgeving. Vanaf 25 mei 2018 wordt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gehandhaafd. Daarnaast speelden ook de ontwikkelingen op het gebied van de Wet Open Overheid, Wet Digitale Overheid, Wet Openbaarheid van Bestuur, de nieuwe Archiefwet (overbrengingstermijn 10 jaar) en de Auteurswet (zoals Erfgoed Leiden en Omstreken in 2018 ondervond in de rechtszaak rondom de auteursrechten op online gepubliceerd fotomateriaal).
To slot: E-mailarchivering!
E-mailarchivering krijgt nog relatief weinig prioriteit bij de lokale overheden. Het blijft problematisch om verouderde e-mailarchiveringsystemen te ontsluiten. Dit is een heikel punt dat in het kader van de AVG actueler is geworden (een datalek door niet tijdig te vernietigen moet gemeld worden) en moet de aandacht krijgen. Maar dat gaat veranderen.
Auteur: Marita Langerak