E-depot kopen? Voorkom de bekende kat in de zak (foto: Jinterwas – Flickr)
ICT-aanbestedingen bij de overheid gaan vaak mis. Ook bij de aanbesteding van een e-depot komt veel kijken, waar je niet dagelijks mee te maken hebt. Hoe voorkom je dat je een kat in de zak koopt? Je wilt niet jarenlang opgescheept zitten met een systeem of een leverancier die niet doet wat je verwacht…
5 tips als je een e-depot wilt gaan kopen:
1. Verwoord duidelijk je vraag aan de markt
Het lijkt simpel: opschrijven wat je bedoelt. Maar in de praktijk blijkt dat best lastig. Beschrijf daarom duidelijk de achtergrond van je uitvraag. Waar sta je nu als organisatie? Waar wil je naar toe? Hoe past het e-depot in je huidige ICT-architectuur? Welke data wil je bewaren in het e-depot? Verwoord duidelijk je vraag, zodat leveranciers beter kunnen inschatten of hun aanbod past bij jouw vraag.
2. Neem niet klakkeloos het programma van eisen over van een ander
Natuurlijk, zij hebben er al over nagedacht. En hun aanbesteding is gelukt, dus waarom zou je niet precies dezelfde programma van eisen gebruiken? Kijk goed uit, want hun uitgangssituatie was misschien nét even anders. Zij koppelen bijvoorbeeld met andere applicaties, willen het functioneel beheer zelf doen of juist uitbesteden. Ook kan de wet- en regelgeving in de tussentijd veranderd zijn. Formuleer je verkeerd, dan krijg je niet wat je wilt.
3. Begrijp zélf wat je vraagt
Stel geen eisen of wensen die je zelf niet snapt. Want dan kan je nooit goed beoordelen wat de leverancier aanbiedt. Je kan dan ook niet goed beoordelen of de leverancier uiteindelijke levert wat je gevraagd hebt. (Hoewel, na een paar jaar ben je daar wel achter..).
4. Communiceer open en transparant
Als aanbestedende dienst kan je niet zomaar de aangekondigde eisen, selectiecriteria of gunningscriteria aanpassen. Wijzigingen, bijvoorbeeld, moeten via een rectificatie van de aankondiging publiekelijk bekendgemaakt worden (of in geval van een meervoudige onderhandse aanbesteding aan alle genodigden tegelijkertijd gecommuniceerd worden). Dit geldt ook voor wezenlijke wijzigingen van de opdracht en de planning. Beantwoord vragen van leveranciers alléén via de Nota van Inlichtingen. Zo hebben alle leveranciers dezelfde informatie tot hun beschikking.
5. Hou het simpel
Maak het jezelf niet moeilijk. Geen ingewikkelde inkoopprocedures, of complexe constructies. Hoe meer factoren, hoe groter de faalkans.
Bonustip: Een beetje hulp is nooit weg!
Als je je er niet comfortabel bij voelt alles zelf te doen of bang bent dat je wat over het hoofd ziet, neem dan voor alle zekerheid een aanbestedingsbegeleider in de arm. Een aanbestedingsbegeleider kent het klappen van de zweep en kan je alle zorgen uit handen nemen.
Van Kaliber heeft ervaring met het begeleiden van aanbestedingen, onder andere voor Erfgoed Leiden en Omstreken, de Leidse Regio (het samenwerkingsverband van de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Zoeterwoude en SP71), de gemeente Elburg en gemeente Leiden.
Neem nu contact op met Van Kaliber op voor de begeleiding van jouw aanbesteding via info@vankaliber.nl