E-depot: dé uitdagingen voor 2019


Key Points:


  • Het e-depot is een archiefbewaarplaats voor langdurig te bewaren digitale informatie
  • Het e-depot is voor rijksoverheid, gemeenten en archiefdiensten nog volop in ontwikkeling en geldt als een innovatief ontwerp
  • Dit zijn de 3 grootste uitdagingen voor 2019:
  1. Van pakketselectie naar operationeel e-depot
  2. Inzicht in digitale informatie
  3. Toegang tot het e-depot


Inleiding

2019 wordt het jaar waarin het operationeel krijgen van de e-depots de grootste uitdaging is. Het vullen van het e-depot is een goede tweede. Als derde de toegang tot de e-depots voor ambtenaren en burgers. Al gaat die laatste waarschijnlijk nog de meeste hoofdbrekens kosten…


Uitdaging 1: van pakketselectie naar operationeel e-depot

ICTU onderzocht in 2018 dat slechts 7% van de

lokale overheidsorganisaties een e-depot heeft


Het aantal aanbestedingen van e-depotvoorzieningen nam in 2018 flink toe. Onder andere het Regionaal Archief Alkmaar, Stadsarchief Breda, Westfries Archief en Erfgoed Leiden en Omstreken hebben een e-depot uitgevraagd.

In 2019 komt de focus op het operationaliseren van het e-depot. De implementatie van een e-depot is op veel manieren in te steken en dit onderwerp moet in 2019 meer belicht worden. In een volgende blog besteed ik daar meer aandacht aan.


Uitdaging 2: Inzicht in digitale informatie

Er is onvoldoende inzicht in de aard en de

omvang van (langdurig) digitaal te bewaren informatie


Het Regionaal Archief Alkmaar (RAA) nam in 2018 het voortouw en startte een inventarisatie; de Monitor Digitale Informatie.   In februari 2019 worden de eerste resultaten verwacht. De bij het RAA aangesloten gemeenten, veiligheidsregio, GGD en het Hoogheemraadschap beantwoordden onder andere de volgende vragen: Hoeveel gigabyte (of terabyte?) aan digitale informatie is er? Wat zijn de bestandsformaten? In welke applicaties zit de informatie?

De Monitor Digitale Informatie biedt:

  • Inzicht in de verwachte instroom en een prognose van de aanwas van langdurig te bewaren informatie in het e-depot
  • Overzicht van informatiebestanden die duurzaamheidsrisico’s lopen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan informatie in clouds, vendor lock-in, niet-gangbare bestandsformaten etc. Deze informatie kan in aanmerking komen voor (vervroegde) overbrenging of uitplaatsing
  • Helpt gemeente om een inschatting te maken van de kosten en de risico’s van het beheer van informatie in de huidige situatie tegen de kosten van uitplaatsen of (vervroegd) overbrengen.


Digitale informatie op orde brengen

kost tijd en geld

In 2018 werd er in het e-depot, ondanks de goede voornemens, nog niet op grote schaal digitaal overgebracht of uitgeplaatst. Het is zeer de vraag of dat in 2019 wel gaat lukken.

Digitale informatie moet op orde zijn, voordat het in het e-depot gezet kan worden. Dat betekent net als bij papieren archief dat de informatie in goede, geordende en toegankelijke staat moet zijn. Er moet inzicht komen in de benodigde middelen en doorlooptijd. Want zolang de digitale informatie niet op orde is, heeft het geen zin om het in een e-depot te zetten.


Uitdaging 3: Toegang tot het e-depot

Gebruiker als uitgangspunt


De tijd dat toegang tot het archief via een inventaris voldoende was, zoals bij een papieren archief, is voorbij. Door de digitalisering van de samenleving willen burgers en ambtenaren met enkele klikken of een gericht zoekopdracht in no timede gewenst informatie zien.

Een digitaal archief, met al haar metadata, biedt zoveel zoekingangen en de gebruikers verwachten niet anders dan dat zij snel de gezochte informatie op hun scherm hebben. Door het gebruikersperspectief als uitgangspunt te nemen zal in 2019 de digitale ontsluiting van informatie voor de diverse doelgroepen verbeteren.


Optimale toegang tot het e-depot,

maar binnen de kaders van de wet


De vraagstukken rondom 'wat mag je tonen en aan wie' zullen in 2019 actueler dan ooit worden, nu de focus komt te liggen op toegang tot het e-depot en ontsluiting van de informatie.

Optimale toegang tot het e-depot, zal soms schuren met de wetgeving. Vanaf 25 mei 2018 wordt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gehandhaafd. Daarnaast speelden ook de ontwikkelingen op het gebied van de Wet Open Overheid, Wet Digitale Overheid, Wet Openbaarheid van Bestuur, de nieuwe Archiefwet (overbrengingstermijn 10 jaar) en de Auteurswet (zoals Erfgoed Leiden en Omstreken in 2018 ondervond in de rechtszaak rondom de auteursrechten op online gepubliceerd fotomateriaal).


Belangrijke runner-up: E-mailarchivering

E-mailarchivering kreeg in 2018 relatief minder prioriteit bij de lokale overheden, maar dat gaat veranderen. Het blijft problematisch om verouderde e-mailarchiveringsystemen te ontsluiten. Dit is een heikel punt dat in het kader van de AVG actueler is geworden (een datalek door niet tijdig te vernietigen moet gemeld worden) en moet in 2019 de aandacht krijgen die het verdient.


Auteur: Marita Langerak