E-depot aanbesteden? Zo hou je het simpel!

Overheidsorganisaties moeten digitale informatie bewaren en beheren zodat deze informatie beschikbaar, toegankelijk, leesbaar en bruikbaar blijft. Ook over 20, 30 of 100 jaar is de digitale informatie van nú nodig voor beleid en bestuurlijke verantwoordelijkheid.

Het bewaren van digitale informatie kan in een e-depot: een duurzame bewaarplaats voor digitale bestanden, zoals documenten, foto’s, films en kaarten. Slechts 8% van de lokale overheidsinstellingen heeft een werkende e-depot.

Afgelopen jaar is het aantal aanbestedingen van e-depots flink toegenomen; onder andere het Regionaal Archief Alkmaar, het Stadsarchief Breda, West-Fries Archief en Erfgoed Leiden en omstreken startten dit jaar een aanbesteding. Vele gemeenten en archiefinstellingen staan nog voor deze stap.


Ontdek nu wat je kan doen om de aanbesteding goed, snel en simpel door te komen

Aanbesteden is altijd spannend. Je wil natuurlijk geen kat in de zak kopen. Of jarenlang opgescheept zitten met een ICT-systeem en/of leverancier die eigenlijk niet doet wat je verwacht had. Hoe weet je nu wat je precies wilt kopen?

Of je nou een winterjas koopt, of een e-depot maakt eigenlijk niet uit. In beide gevallen bedenk je van tevoren wat je nodig hebt en kijk je goed rond wat er te koop is. Toch komen er bij de aankoop van een e-depot meer zaken kijken waar je niet dagelijks mee te maken hebt.

Dus oriënteer je goed. Kijk op de websites van de e-depotleveranciers, bezoek een congres en kijk op de kennisplatforms. Wil je meer weten of heb je vragen over jouw specifieke situatie? Dan is een marktconsultatie een goed middel om je voor te bereiden op de aankoop.


Word wijzer door een marktconsultatie

Een marktconsultatie staat open voor alle marktpartijen en levert voordelen op voor alle betrokkenen. Als aanbestedende dienst kom je erachter wat er mogelijk is in de markt. Daardoor kan je straks de eisen en wensen in de aanbesteding beter verwoorden.

Voor geïnteresseerde marktpartijen is er het voordeel dat ze vroegtijdig een goed beeld krijgen van jouw uitgangssituatie en de gevraagde oplossing. En met hun reactie kunnen de marktpartijen invloed hebben op eisen en wensen in de aanbesteding.


Voordelen marktconsultatie

Met een marktconsultatie kan je:

  • Marktpartijen vroegtijdig betrekken en interesseren in de mogelijke aanbesteding

  • Je eigen uitgangspunten en specifieke aannames aanscherpen

  • Je eigen ideeën en oplossingsrichtingen toetsen

  • Meer inzicht krijgen in beschikbare ervaring en het marktaanbod

  • Een beeld te krijgen van visies en suggesties van marktpartijen

  • Een beeld krijgen van de interesse van de markt in de opdracht

  • Bepalen welke aanbestedingstrategie het best past

  • Een beeld krijgen van de prijs en van de voorwaarden voor een goede prijsbepaling.


Tips marktconsultatie e-depot

  1. Kijk op de websites van de e-depotleveranciers, bezoek een congres en kijk op de kennisplatforms

  2. Stel niet te veel vragen, maar focus op jouw specifieke marktvraag

  3. Nodig de marktpartijen uit voor een demo en een gesprek om hun antwoorden toe te lichten. Je zal verbaasd staan hoeveel je hiervan opsteekt!

  4. Ga vertrouwelijk om met de informatie die de marktpartijen tijdens de marktconsultatie met je delen.

  5. Aan een marktconsultatie zijn ook uitgangspunten en randvoorwaarden verbonden. Laat je daarover goed adviseren als je er nog geen ervaring mee hebt.


"Een marktconsultatie leek ons omslachtig en veel werk. Dat laatste klopt misschien ook wel een beetje, maar het leverde ons veel op. Zo wisten we na de marktconsultatie dat we onze uitgangspunten moesten verduidelijken en konden we gerichte eisen stellen tijdens de aanbesteding".


Deze blog is onderdeel van een serie. Elke blog geven wij een tip uit onze praktijk. Met deze tips doorloop je de aanbesteding zorgvuldig, snel en simpel. En kan je snel aan de slag met je eigenlijke doel: duurzaam archiveren van digitale informatie.

Auteur: Marita Langerak

Vraag nu de checklist marktconsultatie e-depot aan!