E-depotbeheer

Jouw e-depot vraagt dagelijkse monitoring om te bewaken dat de data veilig en toegankelijk zijn. Van Kaliber ondersteunt je bij het functioneel en technisch e-depotbeheer. Wij hebben ervaring met de gangbare e-depotvoorzieningen.

Waar kunnen we je mee van dienst zijn?

Onze functioneel beheer specialiseren verzorgen de initiële inrichting (datastructuur, metadataschemas, autorisatiestructuur en procesinrichting). Tevens zijn zij ook beschikbaar om de dagelijkse functioneel beheertaken over te nemen. Daarnaast ondersteunen we in drukke periodes of bij (langdurige) afwezigheid van jouw eigen medewerkers.

Contact

Heb je (tijdelijke) ondersteuning nodig bij het E-depotbeheer? Neem contact met mij op voor een vrijblijvend gesprek. Wij staan graag voor je klaar!

Klantcases

Opzetten e-depot
Van Kaliber verzorgt de projectleiding voor het opzetten van het e-depot van Erfgoed Leiden en Omstreken. We begeleidden de marktconsultatie en de aanbesteding. We richtten vervolgens de SaaS-oplossing in als e-depotvoorziening, zetten de beheerorganisatie en het functioneel applicatiebeheer op en trainden alle betrokken medewerkers.

Erfgoed Leiden heeft na een grondige voorbereiding en een zorgvuldige aanbestedingsprocedure gegund. Met de aanschaf van deze e-depotvoorziening zet Erfgoed Leiden een belangrijke stap op weg naar een digitale archiefbewaarplaats“.

Testopnames e-depot
We begeleiden Erfgoed Leiden bij de succesvolle(test-)opnames van ruimtelijke plannen, websitearchief, netwerkschijf, videotulen, particulier archief, bouwvergunningen en een zaaksysteem van de bij Erfgoed Leiden aangesloten archiefvormers, zoals de gemeente Leiden, Katwijk, HLTsamen en de Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg.

Aanbesteding e-depotvoorziening
Van Kaliber begeleidde het West-Brabants Archief bij de inkoop van vervangende software. In het e-depot kunnen ambtenaren en burgers op een gebruiksvriendelijke manier (overheids-)informatie raadplegen.

Inrichting en opleiding e-depot
Als kwartiermaker verzorgt Van Kaliber de initiële inrichting van de e-depotvoorziening en neemt de eerste maanden het functioneel beheer voor zijn rekening.

De medewerkers van het West-Brabants Archief worden er vanaf het begin bij betrokken. En mede door het speciaal ontwikkelde trainingsprogramma, zijn zij binnen drie maanden volledig up-and-running met hun nieuwe e-depotvoorziening!

Basisinrichting E-depotvoorziening Preservica

Het jaar 2020 stond voor het Noord-Hollands Archief in het teken van de inrichting van de eigen preserveringsvoorziening: het NHA e-Depot. De eerste zaadjes van de applicatie zijn geplant. Van Kaliber verzorgde de initiële inrichting van Preservica als E-depotvoorziening in het kader van het Programma Digitaal Informatiebeheer NHA.

Van Kaliber heeft een werkende E-depotvoorziening opgeleverd en basisinrichting beschreven in het functioneel beheerplan. Daarnaast ondersteunen wij het NHA bij het functioneel beheer.

Basisinrichting E-depotvoorziening Preservica

Als gevolg van het digitaal werken, is er steeds meer ‘digital born’ archiefmateriaal. Zoals Drents Archief in de depots zorg draagt voor bewaring ‘tot in eeuwigheid’, moet dat ook voor digitale informatie gegarandeerd kunnen worden. Net als papieren archieven zijn ook digitale archieven kwetsbaar. Gegevensdragers als USB sticks, harde schijven, geheugenkaarten CD’s en DVD’s zijn snel verouderd en kunnen onleesbaar worden. Om digitale archieven voor lange tijd – of zelfs voor altijd – toegankelijk te houden zijn speciale voorzieningen nodig. Het Drentse e-depot is zo’n voorziening.

Van Kaliber verzorgt de initiële inrichting van Preservica als E-depotvoorziening, traint de medewerkers van het Drents Archief en beschrijft de basisinrichting.

Organisatiebrede implementatie Zaaksysteem

Van Kaliber ondersteunde de Gemeente Elburg bij de implementatie van het zaaksysteem en ondersteunde het functioneel beheer bij inrichten van de 240 zaaktypen en het trainen van de eindgebruikers.

Implementatie en doorontwikkeling Zaakgericht werken

De gemeente Geldermalsen wilde meer grip op het informatie- en archiefbeheer. Hoe konden de achterstanden in het archief telkens weer oplopen? De Gemeente startte met Zaakgericht Werken. Na de implementatie werd een kwaliteitssysteem ingevoerd  dat door voorlichting, training en controle ervoor zorgde dat de kwaliteit van het informatiebeheer aantoonbaar verbeterde!