ICT-aanbestedingen bij de overheid gaan vaak mis. Dat is ook niet zo gek, want bij de aanbesteding van bijvoorbeeld een zaaksysteem of een E-depot komt veel kijken, waar je niet dagelijks mee te maken hebt.
Van Kaliber levert kennis, advies en begeleidt jouw aanbesteding op het gebied van informatiemanagement en digitaal archiefbeheer. Onze projectleiders en inkoopadviseurs werken zorgvuldig volgens een gestructureerde aanpak.
Wij begeleiden jouw (Europese) aanbesteding desgewenst van het begin tot het einde. Van vraagformulering, programma van eisen, tot contractvorming en leveranciersmanagement. Wij bieden structuur en zekerheid. Wij kennen de markt. Jij weet wat je koopt.
Met meer dan 20 jaar ervaring bij overheidsorganisaties kennen wij de inkoopwet- en regelgeving voor de overheid (Aanbestedingswet, Inkoopvoorwaarden voor gemeentelijke ICT, GIBIT) geven richting aan de architectuurvraagstukken en borgen dat de gekozen oplossing past in het ICT-landschap.
Wij zijn gecertificeerd in project- en procesmanagementmethodieken als Prince2, MSP, Agile (Scrum) en Enterprise Architectuur (Archimate).
Wij werken resultaatgericht, communiceren helder en hebben een uitstekend track record. Lees wat onze klanten zeggen in onze klant cases!
E-depot aanbesteden? Zo voorkom je een kat in de zak!
E-depot kopen? Zo hou je het simpel!
E-depot Erfgoed Leiden start na ondertekening overeenkomst met
Vervanging zaaksystemen
Van Kaliber verzorgt de projectleiding voor vervanging van de zaaksystemen van de Gemeente Alphen aan den Rijn, de Gemeente Kaag en Braassem en de Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem.
Projectleiding en inkoopadvies meerdere aanbestedingen
We begeleidden de aanbesteding van een nieuw zaaksysteem, inclusief koppelingen en de aanbesteding van een nieuw Content Management Systeem (projectleider en inkoopadviseur).
Europese Aanbesteding zaaksysteem
Europese aanbesteding ICT-Oplossing voor Zaakgericht Werken, inclusief koppelingen, voor 1700 gebruikers bij 5 overheidsorganisaties (Gemeente Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest, Zoeterwoude en Servicepunt71).
Aanbesteding E-depot
Wij begeleidden Erfgoed Leiden en Omstreken bij de marktconsultatie en aanbesteding van hun E-depotvoorziening. Erfgoed Leiden en Omstreken heeft na een grondige voorbereiding en een zorgvuldige procedure gegund aan Preservica, leverancier van preserveringsoftware. Met de aanschaf van deze e-depotvoorziening zet Erfgoed Leiden een belangrijke stap op weg naar een digitale archiefbewaarplaats.
“Eerst leek het ons wat omslachtig om een marktconsultatie te houden, maar het is zeer nuttig geweest. Heeft ons een goed beeld gegeven van de markt en ook duidelijkheid over onze vraagformulering”.
Europese Aanbesteding Digitaliseren bouwvergunningen
Digitaliseren van (bouw-)archief lijkt zo simpel. Maar er komt heel wat bij kijken. Er zijn wettelijke kaders die toegepast moeten worden. Zo zijn er regels over de scankwaliteit, het scanproces en over de vernietiging van de originele documenten. Deze afspraken moeten worden vastgesteld door B&W in een Besluit Vervanging. Vervolgens moet er via een aanbestedingsprocedure een leverancier geselecteerd worden die de bouwdossiers scant en ze samen met de metadata digitaal aanlevert.
Tot zover de theorie, in de praktijk verlopen deze projecten vaak moeizaam en verzanden in eindeloze, onduidelijke trajecten met onvrede en onrust in het projectteam en veel strijd met de leverancier.
Zo ook bij deze gemeente, waar het digitaliseringsproject al vijf jaar onderweg was. Het project was vastgelopen. Van Kaliber voerde een second opinion uit, waarin alle partijen gehoord werden. Op basis van onze aanbevelingen werd het digitaliseringsproject weer vlot getrokken.
Van Kaliber leidde vervolgens het project na de doorstart. Vanaf het begin waren alle partijen aan boord. Aan de hand van het nieuwe plan is onder leiding van onze projectleider de Europese Aanbesteding uitgevoerd. Binnen een half jaar stond het project weer op de rit en is het weer overgedragen aan de interne organisatie.
Van Kaliber heeft jarenlange ervaring en loodst jou er soepel doorheen.
Europese Aanbesteding zaaksysteem
Van Kaliber begeleidde de Gemeente Elburg bij de Europese aanbesteding van een zaaksysteem en organisatiebrede implementatie.
Aanbesteding e-depot
Van Kaliber begeleidde het Brabants Historisch Informatie Centrum bij de marktconsultatie en de aanbesteding van hun nieuwe e-depotvoorziening. Het is bedoeld voor digitaal archief, onder meer van de deelnemers aan het BHIC (provincie, gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen).
“Met dit nieuwe e-depot hopen we onze klanten nóg beter te bedienen”.
Aanbesteding Meldingen Openbare Ruimte-applicatie
Van Kaliber begeleidde de gemeente Kaag en Braassem bij de aanbesteding en de implementatie van hun nieuwe applicatie voor Meldingen Openbare Ruimte. Doorlooptijd: 5 maanden.
3 maanden na de implementatie scoort het nieuwe systeem een 4,2/5 in het gebruikersonderzoek.
Aanbesteding e-depotvoorziening
Van Kaliber begeleidde het West-Brabants Archief bij de inkoop van een vervangende e-depotvoorziening.
In het e-depot kunnen ambtenaren en burgers op een gebruiksvriendelijke manier (overheids-)informatie raadplegen.
Doorlooptijd: 3 maanden.
“Marita is een gedreven projectleider en liet dit zien tijdens het project “Zaakgericht werken in de Leidse regio”. Ze houdt de gang van zaken goed in de gaten en weet iedereen erbij te houden. Daarnaast houdt ze de focus op het einddoel en weet op de juiste momenten de daadkracht te genereren om besluiten te nemen. Ook beschikt ze over een goede dosis relativeringsvermogen en humor.”
P. Rietman – Servicepunt71 / Leidse regio
“Marita was gedurende het gehele traject in control.”
B. Wolthuis, CIO Leidse Regio
“Met name door sterke inzet op communicatie is het project een succes geworden”.
