Aanbesteding in de praktijk

ICT-aanbestedingen bij de overheid gaan vaak mis. Dat is ook niet zo gek, want bij de aanbesteding van bijvoorbeeld een zaaksysteem of een e-depot komt veel kijken, waar je niet dagelijks mee te maken hebt. Hoe voorkom jij dat je een kat in de zak koopt?

Expertise Van Kaliber

Van Kaliber levert kennis, advies en begeleidt jouw aanbesteding op het gebied van informatiemanagement en digitaal archiefbeheer. Onze projectleiders en inkoopadviseurs werken zorgvuldig volgens een gestructureerde aanpak.

Wij begeleiden jouw (Europese) aanbesteding desgewenst van het begin tot het einde. Van vraagformulering, programma van eisen, tot contractvorming en leveranciersmanagement. Wij bieden structuur en zekerheid. Wij kennen de markt. Jij weet wat je koopt.

Gestructureerde aanpak

Met meer dan 20 jaar ervaring bij overheidsorganisaties kennen wij de inkoopwet- en regelgeving voor de overheid (Aanbestedingswet, Inkoopvoorwaarden voor gemeentelijke ICT GIBIT) geven richting aan de architectuurvraagstukken en borgen dat de gekozen oplossing past in het ICT-landschap.

Wij zijn gecertificeerd in project- en procesmanagementmethodieken als Prince2, MSP, Agile (Scrum) en Enterprise Architectuur (Archimate).

Klantcases

Aanbesteding zaaksysteem
Europese aanbesteding van een zaaksysteem en organisatiebrede implementatie.

Aanbesteding zaaksysteem
Europese aanbesteding ICT-Oplossing voor zaakgericht werken, inclusief koppelingen voor 1700 gebruikers bij 5 overheidsorganisaties.

Aanbesteding e-depot
Wij begeleidden Erfgoed Leiden en Omstreken bij de marktconsultatie en aanbesteding van hun e-depotvoorziening. Erfgoed Leiden en Omstreken heeft na een grondige voorbereiding en een zorgvuldige procedure gegund aan Preservica, leverancier van preserveringsoftware. Met de aanschaf van deze e-depotvoorziening zet Erfgoed Leiden een belangrijke stap op weg naar een digitale archiefbewaarplaats.

“Eerst leek het ons wat omslachtig om een marktconsultatie te houden, maar het is zeer nuttig geweest. Heeft ons een goed beeld gegeven van de markt en ook duidelijkheid over onze vraagformulering”.

Digitaliseren van (bouw-)archief lijkt zo simpel. Maar er komt heel wat bij kijken. Er zijn wettelijke kaders die toegepast moeten worden. Zo zijn er regels over de scankwaliteit, het scanproces en over de vernietiging van de originele documenten. Deze afspraken moeten worden vastgesteld door B&W in een Besluit Vervanging. Vervolgens moet er via een aanbestedingsprocedure een leverancier geselecteerd worden die de bouwdossiers scant en ze samen met de metadata digitaal aanlevert.

Tot zover de theorie, in de praktijk verlopen deze projecten vaak moeizaam en verzanden in eindeloze, onduidelijke trajecten met onvrede en onrust in het projectteam en veel strijd met de leverancier.

Zo ook bij een gemeente waar het digitaliseringsproject al vijf jaar onderweg was. Het project was vastgelopen.

Van Kaliber voerde een second opinion uit, waarin alle partijen gehoord werden. Op basis van onze aanbevelingen werd het digitaliseringsproject weer vlot getrokken.

Van Kaliber begeleidde vervolgens de projectdoorstart. Vanaf het begin waren alle partijen aan boord. Aan de hand van het nieuwe plan is onder leiding van onze projectleider de Europese Aanbesteding uitgevoerd. Binnen een half jaar stond het project weer op de rit en is het weer overgedragen aan de interne organisatie.

Van Kaliber heeft jarenlange ervaring en loodst jou er soepel doorheen.

Wat klanten zeggen

“Marita is een gedreven projectleider en liet dit zien tijdens het project “Zaakgericht werken in de Leidse regio”. Ze houdt de gang van zaken goed in de gaten en weet iedereen erbij te houden. Daarnaast houdt ze de focus op het einddoel en weet op de juiste momenten de daadkracht te genereren om besluiten te nemen. Ook beschikt ze over een goede dosis relativeringsvermogen en humor.”

“Marita was gedurende het gehele traject in control.”

“Met name door sterke inzet op communicatie is het project een succes geworden”.